Описание проекта
Ранее в компании «Агро Опт» весь учет вели в таблицах Excel, а бухгалтерия была передана на аутсорсинг. Так как мясные изделия являются товаром животного происхождения, «Агро Опт» должна фиксировать операции с полуфабрикатами в ФГИС «Меркурий» с помощью электронных ВСД. Данную процедуру проводили вручную через госпортал в шесть этапов. Оприходование товара на склад занимало у сотрудников несколько часов. С ростом товарооборота и появлением нового филиала вести складские и торговые операции в электронных таблицах с больши количеством вкладок стало неудобно. Объем ВСД увеличился в три раза, и работа с ВЕТИС создавала целую проблему. Попробуйте вручную погасить 100 сопроводительных документов, открыть каждую ВСД и сравнить информацию с тем, что написано в накладной. Так легко можно ошибиться. Руководитель ООО «Агро Опт» обратился в компанию «Первый Бит» в Пензе, чтобы автоматизировать бизнес-процессы.
В качестве учетной системы специалисты Первого Бита предложили «1С:Управление торговлей», которая оптимально будет подходить для оптовой компании. Программа автоматизирует оформление первичных документов торгового и складского учета, а также документов движения денежных средств. Позволяет управлять товародвижением и ценообразованием, приема заказов и контроля их исполнения, оптимизации складских запасов, анализа товарооборота, планирования закупок и поставок.
Перед специалистами стояла задача установить 1С и настроить доступ к программе для сотрудников офиса и склада, которые территориально разделены. Чтобы организовать удаленные рабочие места в 1С, необходим сервер. Специалисты Первого Бита признали экономически нецелесообразным построение локальной инфраструктуры. В рамках данного проекта подошло решение, оптимальное для небольших компаний – выделенный сервер в облаке IaaS. Облачная инфраструктура позволяет:
- Использовать виртуальный диск для установки операционных систем и своих собственных программ.
- Подключаться к серверу через интернет или другие сети, т. к. он находятся в облаке.
- Не держать про запас резервные мощности при пиковых нагрузках.
На выделенный сервер установили операционную систему «CentOS7», СУБД «PostgreSQL» и «Сервер 1С». После этого – платформу 1С с конфигурацией «1С:Управление торговлей» и дополнительные клиентские лицензии. Для настройки рабочих мест специалист использовал ПО удаленных подключений Samba DC. При помощи этой программы компьютеры могут обмениваться файлами или управлять заданиями на печать как файл-серверы. Теперь в программе могут одновременно могут работать 5 сотрудников: директор, менеджеры и кладовщики.
Складские операции и работа с ФГИС «Меркурий»
Приемку и отгрузку товаров на складе кладовщики стали проводить с использованием терминалов сбора данных. Для этого специалист Первого Бита на ТСД установил специальное приложение «Mobile smarts Склад 15» и настроил обмен с 1С. Вместе с товаром производитель мясных полуфабрикатов отправляет ТТН и ВСД. По ЭДО документы напрямую поступают в учетную систему ООО «Агро Опт». Далее из 1С на ТСД сотрудник оптовой компании посылает документ «Приобретение товаров и услуг». Кладовщик сканирует штрих-код товаров терминалом сбора данных, сверяя факт поступления со списком в документе. После завершения приемки данные отправляются обратно в 1С, где приходная накладная перезаписывается на их основании. «1С:Управление торговлей» поддерживает полнофункциональный двухсторонний обмен с ФГИС «Меркурий». Теперь «Агро Опт может через учетную систему гасить входящие ВСД после приемки. Данные о гашении отправляются в госсистему автоматически без ошибок, быстро, сокращая рутинные операции при ручном вводе на госпортале. Таким образом, на оприходование товара уходит несколько минут, а не часов. Отгрузка товара происходит похожим способом, но в обратном порядке.
В настоящее время компания «Агро Опт» получает техническую поддержку ИТ-инфраструктуры и программы 1С в Первом Бите. Типовое обновление программы «1С:Управление торговлей» на базе ОС «CentOS7» ежемесячно выполняет инженер без переустановки базы и дополнительных трудозатрат.
