Клиент: Московский Государственный Машиностроительный Университет «МАМИ»

Автоматизация расчетов со студентами позволила существенно снизить нагрузки на специалистов университета. Раньше параллельная работа в нескольких программах приводила к проблемам с синхронизацией данных и дублированию функций сотрудников. «Первый БИТ» помог нам устранить эти недостатки. Теперь разные подразделения, в т.ч. филиалы, ведут учет контингента студентов и оплаты учебы в едином программном обеспечении. Появились дополнительные возможности для планирования финансово-хозяйственной деятельности и контроля за задолженностью по оплате.

Екатерина Афонина,
зам. начальника УЭФ университета машиностроения

Информация о заказчике

Московский Государственный Машиностроительный Университет ведет свою историю с середины XIX века. Из маленькой ремесленной школы учреждение превратилось в один из крупнейших вузов страны с более 35 000 студентов и 1500 преподавателей. Университет ведет не только образовательную, но и научную деятельность по многим направлениям, оказывает услуги послевузовского и дополнительного образования, участвует в программах обучения иностранных студентов.

Цели и задачи проекта

Университету требовалась комплексная автоматизация расчетов со студентами, которая позволила бы оптимизировать ведение бухгалтерского учета и работу с договорами студентов. Целью было снижение трудозатрат, временных и финансовых потерь, а также исключение ошибок, связанных с человеческим фактором. Были поставлены первоочередные задачи:

• Своевременно отслеживать изменения кадровой информации по студентам;
• Сократить трудозатраты и потери времени на ввод данных по оплатам;
• Автоматически рассчитывать размер пени и штрафов при просрочке платежа для исключения ошибок и денежных потерь;
• Выполнять массовые операции над договорами студентов (индексация оплат, групповое закрытие и т.п.);
• Исключить дублирование функций между сотрудниками.

Описание проекта

Университет предоставляет высшее образование более чем 35 000 студентов, в том числе и на платной основе. Кадровые сведения о студентах, такие как информация о договорах и оплате по ним, хранились в базе программного комплекса «БИТ.ВУЗ». Однако часть задач, связанная с работой со студентами, требовала дополнительной автоматизации.

Большое количество времени и сил отнимал ввод данных об оплате обучения. Отсутствовали механизмы расчета пени и штрафных санкций за просрочку платежа, что приводило к денежным потерям и ошибкам при ручном расчете пени. Терялось время на повторное занесение одних и тех же данных в разные системы.

Для решения этих задач были привлечены сотрудники «Первого БИТа». Многолетний опыт «Первого БИТа» в автоматизации учреждений системы образования, в первую очередь – вузов, сыграл решающую роль в выборе интегратора.

К уже имеющемуся функционалу специалисты «Первого БИТа» добавили программный модуль «БИТ.Расчеты со студентами». Это позволило значительно облегчить и ускорить работу сотрудников вуза.

• Была разработана новая функция «Расчет пени», давшая возможность рассчитывать размер пени и штрафных санкций, а также настраивать вид и размер штрафов индивидуально для каждого договора;
• Добавлены инструменты для оперативного отслеживания изменений кадровой информации, внесенной деканатами (зачисление, перевод с курса, академический отпуск, восстановление и т.д.);
• Разработаны процедуры загрузки и анализа информации по оплатам и автоматического распределения оплат по договорам студентов;
• Создан удобный инструмент для группового редактирования данных в договорах студентов;
• Учетные системы вуза объединены в единую базу. Сотрудники деканатов и договорного отдела получили доступ к информации о финансовой задолженности студентов, что избавило их от необходимости запрашивать данные в бухгалтерии и дублировать информацию в своих базах.

Проект был завершен в короткие сроки – всего за 3 месяца.

Результаты проекта

• Объединение учетных систем в единый комплекс позволило избавиться от повторного ввода данных и значительно сократить трудозатраты и временные потери сотрудников вуза;
• Блок расчета пени позволяет оперативно начислять штрафы и пени за просрочку платежа студентами. Это освободило сотрудников от проводимых вручную расчетов и позволило избежать финансовых потерь;
• Массовые операции над договорами студентов и автоматическое отслеживание кадровой информации позволили значительно сократить время, затрачиваемое на эту работу, и снизить количество ошибок в данных;
• Функция загрузки информации об оплате позволяет поддерживать базу в актуальном состоянии, избавляет персонал вуза от большого количества трудоемкой работы и также сокращает количество ошибок.

Исполнитель проекта:
Первый БИТ, Москва

м. Семеновская

+7(495) 234-44-41

Заказчик проекта:
Московский Государственный Машиностроительный Университет (МАМИ), Университет Машиностроения

Отрасль:
Образование

Специфика:
ВУЗ

Масштаб деятельности:
Московский Государственный Машиностроительный Университет (МАМИ) является крупнейшим вузом страны, готовящим специалистов для различных отраслей машиностроения. Более 35 000 студентов проходят обучение на 78 кафедрах 11 факультетов и в 7 институтах. Преподавательский состав – 1500 чел. Университет располагается в 21 корпусе и имеет 11 общежитий.

Штат:
Около 2400

Центральный офис:
Москва

Бизнес-задачи:
Автоматизация расчетов со студентами

Программные продукты:
БИТ.Расчеты со студентами

Автоматизировано рабочих мест:
8

Автоматизированные структурные единицы:
Деканаты, бухгалтерия, договорной отдел

Продолжительность проекта:
3 месяцa