Автоматизация отдела продаж на базе 1С:CRM в Аграрной компании

Описание проекта

Руководство Аграрной компании поставило цель – увеличить продажи на 60%. Стратегия активного выхода на рынок не дала бы такой значительный рост, т.к. компания уже работает с 70% предприятий в этой отрасли. Поэтому ключевой задачей стала регулярная работа с текущей базой клиентов. 

Компания пришла к пониманию, что нужно внедрять CRM-систему для управления взаимоотношениями с клиентами и контроля отдела продаж. Ранее учет клиентов вели в Excel. Менеджеры вели задачи на листочках и в личных записных книжках, информация по клиентам была не систематизирована и не сведена. Отсутствовала автоворонка продаж. 

Среди главных требований для учетной системы выделили: возможность создавать воронки продаж; автоматически формировать задачи менеджеру при движении клиента с одного этапа воронки на другой; отслеживать KPI менеджеров и вести календарь задач.

Для решения проблем представители Аграрной компании обратились в компанию Первый Бит. Специалисты провели анализ текущих бизнес-процессов и предложили оптимальное решение – 1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM), т.к. встроенный функционал программы закрывал 90% всех требований к системе и существенных доработок не требовалось.

• Настроена автоматическая воронка продаж

Все бизнес-процессы были привязаны к воронке продаж. Получилось 2 ключевых воронки: для «теплых» клиентов, с которыми уже ведется работа и для «холодных» клиентов, обратившихся впервые или тех, с кем работа не велась более 3-х месяцев.

При каждом входящем и исходящем общении с клиентом создается «Сделка», которая попадает в определенную воронку с разными этапами и задачами. На каждом этапе менеджеру создаются автоматические задачи, например, перезвонить клиенту, назначить встречу, отправить КП и т.д.
Если задача не выполняется в срок, то она повторяется, а после выполнения происходит автоматический переход на следующий этап воронки.
Такой подход требует проработанных бизнес-процессов. Они у клиента были. И это позволило автоматизировать большую часть рутинных задач менеджеров и выстроить регулярную работу с клиентской базой.

• Добавлены скидки от цены конкурента и аналоги продукции в КП

Специфика отрасли предполагает динамичное ценообразование в зависимости от цен конкурентов, т.к. зачастую решение о покупке принимается по цене. Нужно сделать клиенту лучшее предложение на рынке.
При разговоре менеджер уточняет у клиента какую цену предложили конкуренты и фиксирует это в специально созданном поле «Цена конкурента» в CRM. Это нужно для автоматического расчета стоимости, с учетом скидки от цены конкурента. А если менеджер понимает, что ниже цену дать уже невозможно, то может подобрать аналог из выпадающего списка номенклатуры.
Такие предложения со скидками должен согласовать руководитель сотрудника. Для этого разработана специальная форма документа, в котором руководитель видит позиции и размеры скидки. После согласования руководителя формируется печатная форма КП для клиента без лишней внутренней информации.
История по отправленным КП хранится в карточке клиента, можно посмотреть все общение и варианты цен. В результате доработки в 2 раза сократилось время работы менеджера при подготовке и согласовании КП.

• Добавлены поля для сегментации базы

Чтобы глубже вести аналитику по клиентской базе нужно было полноценно сегментировать базу. Для этого доработали карточку клиента, теперь менеджер может заполнить: какие культуры выращивает клиент, площадь посева. Также добавили статусы работы с клиентом: в работе, не работаем, ликвидирован, потерян.

• Создан календарь задач для отдела продаж

Данного функционала не было в типовом функионале 1С:CRM ПРОФ. Система была доработана для удобства сотрудников. Календарь позволяет менеджерам планировать задачи по звонкам, встречам, отправке КП клиентам. Задачи можно создавать из сделок, клиентов или отдельно, без привязки.
Руководители в ежедневном режиме контролируют план/факт задач. В сводном отчете видят количество выполненных и просроченных задач за любой период по каждому менеджеру.
Была настроена автоматическая отправка отчетов на почту руководителя по основным KPI.