Описание проекта
До внедрения «1С:Документооборот» договоры и прочие документы сотрудники согласовывали по корпоративной почте и на бумаге. Конечно, такой канал связи не ставит сроков выполнения задачи, не напоминает о невыполненной задаче в срок и никак нельзя отследить статус согласования. Договоры подписывались долго, этот процесс в коммерческой структуре не должен занимать много времени. За последние 2 года оборот компании вырос в 2,5 раза, стало больше клиентов обращаться за услугами перевозки. Требовалось создать новый инструмент для согласования договоров и ускорить работу отдела продаж, а также избежать потери данных в пути согласования.Для эффективного управления предприятием необходимо было автоматизировать потоки документов, сделать прозрачной систему согласования различных документов.
В компании с широкой филиальной сетью и с расположением в нескольких странах требовалось автоматизировать несколько контуров документооборота внутри компании по следующим направлениям:
1. Согласование контрагентов, договоров и доп.соглашений
Для надежности сделки проверку проходит контрагент, желающий заключить договор с РУСКОН. В «1С:Документооборот» настроена интеграция по API с сервисом экспресс-проверки. Проверка контрагента занимает меньше минуты.
Маршруты согласования договоров и дополнительных соглашений настроены по нескольким признакам: коммерческий договор или хозяйственный, типовой или нетиповой. Для каждого направления настроены шаблоны договоров и маршруты к ним. Договор может быть возвращён с замечаниями исполнителю для устранения. К согласованию можно прикреплять документы, справки, сертификатов о резидентстве. Согласовать документы или внести замечания и отправить на доработку ответственный может как в рабочем месте в «1С:Документооборот», так и через корпоративную почту. Все версии документов хранятся в истории, с ними можно ознакомится. На печать выпускается только прошедший полный маршрут согласования документ. К нему выводится печатная форма лист согласования, в котором отображены визы, комментарии, даты, ФИО подписантов и их подразделений.
2. Подбор сотрудников
С растущим объемом продаж необходимо успевать расти по численности персонала. Подбор сотрудников не прекращается. Процесс рекрутинга в РУСКОН делится на следующие этапы:
- Планирование (планирование набора по подразделениям, офисам; определение портрета кандидата, согласование требований к кандидатам, каналы поиска).
- Подбор персонала (прием заявок, общение с соискателями, учет резюме, тестирование кандидатов, собеседование и заключение трудового договора).
- Необходимо было оцифровать процесс подбора персонала для понимания какие вакансии по каким подразделениям находятся в работе, сколько собеседований и кандидатов прошли по вакансиям и какая эффективность у подразделения по подбору персонала. Этапы подбора отразили в «1С:Документооборот» заявкой на подбор персонала и Job Offer (предложение работы) кандидату. Рекрутером создается заявка на подбор персонала на каждую должность. По маршруту отправляется на согласование к руководителю подразделения. Job Offer создается на каждого подходящего кандидата.
Для аналитики действия HR-подразделений созданы несколько отчетов по работе рекрутеров:
- Общий отчет собирает детальные данные по всем вакансиям, офисам и подразделениям. Подробной информацией о вакансии: дата открытия, закрытия, приостановке, срок, статусе, дата выхода на работу, ФИО нового сотрудника, категория персонала.
- Сводный отчет по подбору – это аналитический отчет о сроках подбора в разрезе подразделений, должностей. Позволяет оценить эффективность работы рекрутеров.
- Сводный отчет по статусам показывает какое количество заявок находится в работе в целом по компании, какое количество на рассмотрении Job Offer, в ожидании выхода, количестве закрытых вакансий и приостановленных
3. Прием сотрудника, доступ к программам и нормативным документам, увольнение
После согласования условий трудового договора и подписанием между РУСКОН и кандидатом в «1С:Документооборот» формируются задачи по приему нового сотрудника в компанию.
Ответственному за прием ставится задача принять сотрудника в системах «1С:ERP» и «1С:Зарплата и управление персоналом», внести необходимые данные о новом сотруднике.
Запускается комплексный процесс подготовки рабочего места для сотрудника. Комплексный процесс – цикл задач для службы ИТ: выдача необходимых по должности доступов с набором прав к программам, телефонии, почтовой учетной записи, выдачу оборудования и прочие.
При переходе сотрудника между подразделениями также запускается комплексный процесс по выдаче нового набора прав, доступов и инструкций. Эта мера способствует улучшению адаптации сотрудника к новому месту работы и упрощает процесс входа в новую должность.
При увольнении сотрудника ставится ряд задач для ответственных в разных подразделениях для выполнения регламентных действий: создание приказа на увольнение, расчет заработной платы, закрытие всех доступов в корпоративных каналах РУСКОН, электронный обходной лист при увольнении.
4. Согласование командировок
В «1С:Документооборот» реализован процесс согласования командировок. Создается заявка на командировку, заполняются поля: ФИО, должность, филиал, место назначения, ЦФО затрат, необходим ли аванс, какие еще будут расходы. Заявка проходит стадии согласования согласно маршруту.
После согласования отделу кадров ставится задача создать приказ на командировку, секретарю на бронирование и оплату выбранных гостиниц и билетов, финансовому отделу заявка на аванс по командировке.
На основании заявки на командировку создаются документы: заявка на аванс, авансовый отчет. Поля автозаполняемые и требуют минимум времени для создания документов.
Авансовый отчет отправляется в 1С:ЕРП по обмену для учета затрат.
5. Интеграция через брокер сообщений RabbitMQ
В РУСКОН используется 30 программных продуктов 1С. Требовалось оперативное управление обменами данных. Для того чтобы связать все программы были проанализированы и формализованы потоки данных, по всем базам выделены сущности, объекты, поля (ИНН, КПП, названия и т.д.).
Произведены работы по интеграции со стороны программных продуктов 1С. Для каждого программного продукта сделана доработка-расширение. При наступлении прописанных событий данные выгружаются на брокер сообщений RabbitMQ для другой системы, другая система получая сообщение от RabbitMQ распаковывает сообщение и принимает данные. Настроены очереди, контроль последовательности. Все доработки «1С:Документооборот» нужно было делать с пониманием того каким образом они будут связаны с другими конфигурациями. Какие объекты должны уйти по обмену, статус обмена и анализ причин ошибок.
Основная часть интеграций производилась силами проектной команды РУСКОН, часть силами проектной команды Первый Бит. Интеграции были сделаны нетиповыми средствами программных продуктов, что позволило добить высокого уровня управляемости обменов.