Описание проекта
Компания развивается в промышленном секторе, где коммуникация с заказчиками строго регламентирована и требует особого контроля, в том числе юридического.
Тем не менее до автоматизации бизнеса сотрудники вели переговоры в Google Workspace, согласовывали заявки через электронную почту, передавали бумажные документы из отдела в отдел. Договоры терялись, задачи в служебных записках персонал исполнял через раз и кое-как. От дефицита контроля страдала вся компания, но особенно — юридический отдел и отдел закупок.
Специалисты Первого Бита проанализировали процессы компании и предложили следующий сценарий качественных перемен на базе коробочной версии Битрикс24.:
- Разработка корректной структуры компании в Битрикс24
- Автоматизация документооборота для офис-менеджера, юридического отдела и отдела материально-технического снабжения.
Разработка корректной структуры компании в Битрикс24
Чтобы сотрудники легко и оперативно находили нужных им коллег, специалисты Первого Бита воссоздали в Битрикс24 иерархию компании и распределили бизнес-роли для удобной коммуникации и оперативного согласования договоров и заявок.
Структура компании в Битрикс24
Теперь каждый работник может хранить документы в единой системе, создавать чаты по сделкам, а руководители — ещё и организовывать видеоконференции (летучки), выстраивать задачи, назначать исполнителей и контролировать эффективность персонала. Потерять договор отныне невозможно; упустить важное поручение теоретически реально, однако скрыть пробел в работе уже не получится. Всё заточено на результат и всё под контролем.
Автоматизация документооборота для офис-менеджера
Текущие задачи компании администрирует офис-менеджер, поэтому в данном блоке в первую очередь мы подключили почту входящей и исходящей корреспонденции. Каждое утро менеджер просматривает письма от контрагентов и сотрудников, а затем распределяет задачи, назначает ответственных и выставляет дедлайны. Удобно. Отдельно мы настроили работу с исходящей корреспонденцией для персонала.
Сотрудник отдела создаёт в Битрикс24 документ, формирует его по шаблону (данные контрагента подтягиваются из карточки автоматически), прикрепляет, если нужно, файл и направляет офис-менеджеру. Тот проставляет номер документа, визирует письмо цифровой подписью директора — и направляет имейл адресату.
Таким образом, специалисты Первого Бита оцифровали весь документооборот. Теперь никакой бумажной волокиты.
Формирование исходящей корреспонденции
Автоматизация работы по служебным запискам
Кроме прочего, чтобы облегчить и ускорить корпоративную переписку, специалисты Первого Бита настроили смарт-процесс. Сотрудник, которому необходимо получить разрешение на, например, закупку техники или утвердить бюджет отдела, прямо в Битрикс24 формирует по шаблону служебную записку и отправляет её руководителю на согласование. Если документ составлен корректно, руководитель в один клик даёт добро, назначает исполнителей — и содержание записки преобразуется в задачу для компетентного персонала. По итогу работы исполнитель меняет статус задачи на «Исполнено» и прикрепляет отчёт.
Автоматизация документооборота юридического отдела
Смарт-процесс, подобный административному, специалисты Первого Бита внедрили и в юротдел.
Когда руководителю, скажем, производственного отдела, нужно заключить договор с новым контрагентом, он открывает вкладку «Проект договора», заполняет поля и отправляет заявку в юридический отдел. Запрос преобразуется в задачу, ответственный за неё юрист проверяет контрагента, составляет договор, согласовывает его с директором и высылает инициатору заявки. Сотрудник через Битрикс24 подписывает документ с клиентом и всё — можно начинать совместный проект.
Архив договоров и прочей документации хранится в базе системы.
Заявка на подготовку нового договора
Выдача доверенностей
Отдельной важной задачей было автоматизировать выдачу доверенностей — процесс, который отнимал как минимум треть рабочего дня юристов.
Как теперь: в Битрикс24 инициатор запроса создаёт заявку, прикрепляет к ней служебное удостоверение и указывает основание для выдачи доверенности. Это занимает примерно минуту. Далее задача падает в юротдел, ответственный юрист готовит документ, прикрепляет файл в заявку на согласование и направляет директору, а также прочим руководителям, если доверенность требует особого контроля. Руководство утверждает документ цифровыми подписями, статус задачи меняется на «Исполнено» — и инициатор запроса может действовать от лица компании.
Таким образом, рутина, которая до автоматизации скрадывала у сотрудников (и менеджеров, и юристов) 3-4 часа в день, сократилась до 30 минут на всё про всё.
Заявка на выдачу доверенности
Согласование договора от поставщика
В случае, когда необходимо подписать договор, инициированный контрагентом (и созданный, понятное дело, не по шаблону компании), юридический отдел должен тщательно проверить документ. Этот сценарий мы наладили через смарт-процесс «Готовые договоры».
Юрист получает проект договора, если нужно, вносит правки и направляет сотруднику, который контактирует с контрагентом. Этот сотрудник согласовывает и подписывает документ по вышеописанной воронке, а затем возвращает его второй стороне.
Автоматизация документооборота отдела материально-технического снабжения
Чтобы упорядочить, облегчить и ускорить согласование закупок компании, мы внедрили дополнительный модуль для отдела материально-технического снабжения. С его помощью персонал может формировать заявки на приобретение товаров или заказ услуг.
В Битрикс24 сотрудник формирует служебную записку, указывает контрольное лицо или оставляет поле пустым (в этом случае заявку по умолчанию согласовывает руководитель подразделения). После согласования заявка преобразуется в задачу для отдела закупок. Менеджер отдела-исполнителя подбирает поставщиков и предлагает их на комиссии (можно провести онлайн-конференцию прямо в системе). Дальше уже по накатанной воронке: юристы оформляют договор по шаблону (или проверяют внешний); директор или сотрудник от лица компании подписывает договор; финансисты оплачивают счёт, после чего заявка возвращается отделу закупок. Все эти операции персонал выполняет в единой корпоративной системе, поэтому менеджер по закупкам видит всю историю сделки, в том числе приходно-кассовый ордер. Не надо звонить коллегам и уточнять детали и статус задачи.
Служебная записка в отдел материально-технического снабжения
