Описание проекта
В Stora Enso нижеперечисленные бизнес-процессы были организованы в Excel и в электронной почте:
- бюджетный контроль;
- управление договорами;
- управление закупками (планирование поставок и мониторинг не осуществлялись);
- ведение платёжного календаря;
- формирование реестров платежей и согласование.
Не автоматизированные процессы влекли за собой высокую трудоёмкость. Однако, объем деятельности Stora Enso рос и нужно было найти решение, которое сохранит эффективность предприятия при текущих административных ресурсах. Заказчик выбрал офис Центр корпоративных клиентов компании Первый Бит в Санкт-Петербурге, так как в нем есть команда экспертов с большим опытом автоматизации финансового и управленческого учета.
Перед нашей командой специалистов стояли 2 цели: централизовать контроль операций взаимодействия с поставщиками (закупки, управление договорами, казначейство) и автоматизировать формирование платежного календаря на основании данных доучетных процессов.
На этапе обследования мы провели ряд интервью с заказчиком, проанализировали их систему, проблемы и предложили внедрить модуль БИТ.Финанс в 1С: Бухгалтерию, которой заказчик уже пользовался для ведения регламентированного учета.
БИТ.Финанс расширил функционал 1С:Бухгалтерии и позволил автоматизировать следующие бизнес-процессы.
1. Бюджетирование. Бюджетный контроль на основании загруженных лимитов.
2. Казначейство:
- Автоматизированы все источники формирования плановых операций платёжного календаря (планирование авансов на основании заявок на закупки, планирование постоплат выплат на основании поступлений, планирование постоплат поступлений на основании реализаций, планирование выплат на основании авансовых отчетов, планирование поступлений и выплат на основании графиков договоров с покупателями и поставщиками, планирование поступлений и выплат по финансовым договорам);
- Согласование платежей и реестров. Согласование и взаимодействия согласователей реализованы через систему и через мобильное приложение. Система согласования повторяет матрицу ответственности предприятия;
- Формирование платежных поручений, выгрузка и загрузка в банк клиент;
- Формирование платежного календаря, отчета о движении денежных средств и план-фактной отчетности;
- Балансировка ликвидности через автоматизированное рабочее место позволяющая в интерактивном режиме осуществлять переносы плановых выплат между счетами, планировать переводы внутри группы, планировать привлечение и размещение средств в финансовых инструментах.
- Электронный архив договоров;
- Формирование шаблонов типовых договоров с покупателями из системы, с автоматическим заполнением из заполненных полей карточки договора;
- Согласование, взаимодействие и редактирование договоров через систему, с функцией версионирования изменений и сохранения истории согласования и коммуникаций;
- Управление закупками;
- Централизован контроль согласования условий финансового взаимодействия с поставщиками, покупателями, контроль условий привлечения и размещения средств в финансовых организациях и контроль условий взаимодействия с заёмщиками и займодателями.
- Повышенную пропускную способность менеджеров по закупкам, за счет стандартизации и автоматизации процесса закупок от регистрации потребностей, до их поставки непосредственным заказчикам.
- Автоматизированную систему согласования, повторяющая матрицу ответственности компании, информирующая сотрудников о стадиях и необходимости согласования, позволяющая осуществлять согласование с мобильных телефонов
- Прозрачность учета закупок, позволяющая проводить анализ по всем стадиям обработки (регистрация, бюджетный контроль, конкурс, договор, план поставок, факт).
