Описание проекта
Документооборот компании велся в бумажном виде. Сотрудники формировали договоры, приказы и другие документы в Microsoft Word и отправляли по электронной почте руководителям для ознакомления. Для согласования приходилось распечатывать документы, ставить печать и обходить все кабинеты для подписи.
К примеру, в отделе кадров ежемесячно требуют согласования:
Процессы согласования проходили в несколько этапов и занимали длительное время. А в компании работают около 300 сотрудников. Так как согласование заявлений было в бумажном формате, иногда документы терялись или оставались без внимания в ежедневной рутине. Вести учет каждой заявки вручную было трудозатратно. Поэтому необходимо было регистрировать заявки, вести учет, согласовывать затраты и контролировать процессы автоматически. Соответственно перед руководством компании стоял вопрос по автоматизации документооборота в HR- и IT-отделах. Компания была нацелена сделать процесс документооборота прозрачным, ускорить цепочки согласования, собирать отчетность по поданным заявлениям и поднять эффективность исполнения задач.
Для решения задач по автоматизации документооборота компания выбрала Первый Бит на основании цен и сроков внедрения. Специалисты Первого Бита проанализировали ситуацию и предложили доработать Битрикс24 по блоку документооборот. Эксперты Первого Бита составили схемы и описания бизнес-процессов, предоставили план работ по внедрению и поставили следующие задачи: 1. Выстроить корректную структуру компании в Битрикс24; 2. Автоматизировать документооборот в отделе HR и в IT отделе;3. Внести график отсутствий в Битрикс24;4. Настроить бизнес-процессы живой ленты для всех сотрудников.
Также была перенастроена интеграция с существующей программой – «Active Directory» («Активный каталог»). Компания использовала эту систему контроля доступа, которая выполняла функции аутентификации пользователей и содержала данные пользователей, как имя пользователей и пароли. Теперь только сотрудники зарегистрированные в этой системе имеют право зайти в Битрикс24. Если кто-то из сотрудников уволен или заблокирован в Active Directory, то в Битрикс24 он уже зайти не сможет. То есть с помощью интеграции, данная система автоматически контролирует доступ к Битрикс24 и защищает данные компании.
Автоматизация документооборота в HR-отделе
Был создан смарт процесс «Документооборот», где сотрудник создает заявление на первой стадии смарт процесса на доске «Канбан» (переименовали доску как «Подача заявок»), после чего процесс автоматически двигается по необходимым стадиям переходя от одного согласующего к другому. На каждом этапе проставляются визы каждого согласующего по типу «Имя Фамилия» – «Согласовано/Не согласовано».Ниже представлены примеры: заявление на отпуск и отзыв из отпуска. Также был автоматизирован процесс «Стажировка», который позволяет хранить данные о стажерах в электронном виде и понимать на каком этапе прохождения стажировки тот или иной стажер. Была создана экстранет группы стажеров с ограниченным доступом в Битрикс24.
Экстранет Битрикс24 — это внутрикорпоративное пространство для общения и работы с внешними пользователями, не имеющими доступа к конфиденциальной информации. Например, поставщиками, партнерами и удаленными сотрудниками, которые также зарегистрированы в Битрикс24.В процессе «Стажировка» отображаются все стадии процесса стажировки, где фиксируются данные о стажере и запускаются этапы:
Визуализация воронки смарт-процесса «Документооборот» в отделе HR
Автоматизация документооборота в IT-отделе
Аналогично отделу HR, был создан смарт процесс «Документооборот» в отделе IT. Теперь сотрудник IT-отдела создает заявку в Битрикс24, заполняет запрос и отправляет на согласование. После полного согласования заявления, инициатору приходит уведомление о согласовании или об отказе.
В случае отклонения заявки на любом из этапов согласования, инициатору приходит уведомление об отказе с комментарием отказавшего. Инициатору необходимо исправить замечания отказавшего, создав новую заявку.
Визуализация воронки смарт-процесса «Документооборот» в IT отделе
Автоматизация замещения сотрудников
В рамках проекта необходимо было автоматизировать бизнес-процесс по замещению сотрудников. Главной задачей в этом блоке была передача задач отсутствующего сотрудника к замещающему сотруднику с целью избежания просроченных задач. Таким образом обращения от клиентов обрабатываются вовремя и задачи выполняются вовремя.
Используя живую ленту в Битрикс24, сотрудники видят «График замещений» и фиксируют там замещаемого и замещающего сотрудника.
Автоматизация управленческой отчетности
Специалисты Первого Бита разработали два отчета для руководителей.Отчет по предопределенным фильтрам. Здесь отчет собирается по выбранным фильтрам сотрудника и отображает данные по филиалам в разрезе дат.
В Еженедельном отчете можно посмотреть пункты:
К примеру, в отделе кадров ежемесячно требуют согласования:
- заявления на отпуск;
- отзыв из отпуска;
- перемещения по отделам;
- заявление на командировку;
- увольнения;
- больничные;
- изменения в трудовые договоры.
- ремонту компьютерной техники;
- доступу к интернету;
- доступу и настройке к базе;
- доступу к внутреннм и внешним системам;
- настройке и обновлению программных систем;
- покупке программных продуктов и компьютерной техники;
- другим техническим запросам.
Процессы согласования проходили в несколько этапов и занимали длительное время. А в компании работают около 300 сотрудников. Так как согласование заявлений было в бумажном формате, иногда документы терялись или оставались без внимания в ежедневной рутине. Вести учет каждой заявки вручную было трудозатратно. Поэтому необходимо было регистрировать заявки, вести учет, согласовывать затраты и контролировать процессы автоматически. Соответственно перед руководством компании стоял вопрос по автоматизации документооборота в HR- и IT-отделах. Компания была нацелена сделать процесс документооборота прозрачным, ускорить цепочки согласования, собирать отчетность по поданным заявлениям и поднять эффективность исполнения задач.
Для решения задач по автоматизации документооборота компания выбрала Первый Бит на основании цен и сроков внедрения. Специалисты Первого Бита проанализировали ситуацию и предложили доработать Битрикс24 по блоку документооборот. Эксперты Первого Бита составили схемы и описания бизнес-процессов, предоставили план работ по внедрению и поставили следующие задачи: 1. Выстроить корректную структуру компании в Битрикс24; 2. Автоматизировать документооборот в отделе HR и в IT отделе;3. Внести график отсутствий в Битрикс24;4. Настроить бизнес-процессы живой ленты для всех сотрудников.
Во-первых, была выстроена корректная структура компании в Битрикс24 для настройки бизнес-ролей в документообороте. Это облегчило поиск ответственных сотрудников для выполнения задач. Настроили следующие бизнес-роли:
- Председатель Правления;
- Директор филиала;
- Директор департамента кредитования;
- Директор департамента по управлению рисками;
- Заместитель председателя правления по кредитованию;
- Начальник отдела ИТ;
- Непосредственный руководитель;
- HR-специалист.
Теперь сотрудники легко и быстро могут найти любого сотрудника из любого филиала. В живой ленте могут написать напрямую ответственному сотруднику сообщение или поставить задачу.
Также была перенастроена интеграция с существующей программой – «Active Directory» («Активный каталог»). Компания использовала эту систему контроля доступа, которая выполняла функции аутентификации пользователей и содержала данные пользователей, как имя пользователей и пароли. Теперь только сотрудники зарегистрированные в этой системе имеют право зайти в Битрикс24. Если кто-то из сотрудников уволен или заблокирован в Active Directory, то в Битрикс24 он уже зайти не сможет. То есть с помощью интеграции, данная система автоматически контролирует доступ к Битрикс24 и защищает данные компании.
Автоматизация документооборота в HR-отделе
Был создан смарт процесс «Документооборот», где сотрудник создает заявление на первой стадии смарт процесса на доске «Канбан» (переименовали доску как «Подача заявок»), после чего процесс автоматически двигается по необходимым стадиям переходя от одного согласующего к другому. На каждом этапе проставляются визы каждого согласующего по типу «Имя Фамилия» – «Согласовано/Не согласовано».Ниже представлены примеры: заявление на отпуск и отзыв из отпуска. Также был автоматизирован процесс «Стажировка», который позволяет хранить данные о стажерах в электронном виде и понимать на каком этапе прохождения стажировки тот или иной стажер. Была создана экстранет группы стажеров с ограниченным доступом в Битрикс24.
Экстранет Битрикс24 — это внутрикорпоративное пространство для общения и работы с внешними пользователями, не имеющими доступа к конфиденциальной информации. Например, поставщиками, партнерами и удаленными сотрудниками, которые также зарегистрированы в Битрикс24.В процессе «Стажировка» отображаются все стадии процесса стажировки, где фиксируются данные о стажере и запускаются этапы:
- первичное собеседование с руководством;
- ежемесячный отчет по результатам стажера;
- финальное тестирование и собеседование.
Визуализация воронки смарт-процесса «Документооборот» в отделе HR
Автоматизация документооборота в IT-отделе
Аналогично отделу HR, был создан смарт процесс «Документооборот» в отделе IT. Теперь сотрудник IT-отдела создает заявку в Битрикс24, заполняет запрос и отправляет на согласование. После полного согласования заявления, инициатору приходит уведомление о согласовании или об отказе.
При согласовании начальнику отдела IT ставится задача по исполнению заявки, а в соисполнители задачи добавляются сотрудники IT-отдела. После завершения задачи, инициатору приходит уведомление об успешном исполнении заявки.
В случае отклонения заявки на любом из этапов согласования, инициатору приходит уведомление об отказе с комментарием отказавшего. Инициатору необходимо исправить замечания отказавшего, создав новую заявку.
Визуализация воронки смарт-процесса «Документооборот» в IT отделе
Автоматизация замещения сотрудников
В рамках проекта необходимо было автоматизировать бизнес-процесс по замещению сотрудников. Главной задачей в этом блоке была передача задач отсутствующего сотрудника к замещающему сотруднику с целью избежания просроченных задач. Таким образом обращения от клиентов обрабатываются вовремя и задачи выполняются вовремя.
Используя живую ленту в Битрикс24, сотрудники видят «График замещений» и фиксируют там замещаемого и замещающего сотрудника.
Автоматизация управленческой отчетности
Специалисты Первого Бита разработали два отчета для руководителей.Отчет по предопределенным фильтрам. Здесь отчет собирается по выбранным фильтрам сотрудника и отображает данные по филиалам в разрезе дат.
В Еженедельном отчете можно посмотреть пункты:
- Количество поданных заявлений;
- Количество согласованных заявлений в разрезе «Вида заявления»;
- Количество не согласованных заявок в разрезе «Вида заявления»;
- Количество согласованных заявлений в разрезе каждого согласующего.
Первое знакомство с компанией Первый Бит произошло на сайте Битрикс24, когда изучал партнеров. Я анализировал рынок, сравнивал четыре компании и остановил свой выбор на Первом Бите. Меня порадовали стоимость и срок внедрения. Мне очень понравилась экспертность специалистов Первого Бита. Внедрение завершили раньше срока, что стало приятным бонусом.
Игорь Пак, руководитель проектного офиса, ТОО МФО «Арнур Кредит»
