Описание проекта
В компании Borkit Safety использовалась устаревшая конфигурация «1С:Управление торговым предприятием для Казахстана, ред.2.0», кадровый учет велся в «1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана ред.2.0.» Так как решение «1С:Управление торговым предприятием для Казахстана» официально более не поддерживалось, был недоступен современный функционал интеграции с актуальными государственными информационными площадками.
Устаревшие процедуры и алгоритмы негативно сказывались на производительности и функциональности текущей программы, периодически возникали проблемы с правами пользователей.
Специалисты Первого Бита провели обследование системы на наличие доработок, провели интервью со сотрудниками Borkit Safety, учли пожелания структурных подразделений по ведению финансового, торгового, складского, кадрового учета на единой платформе и предложили внедрение «1С:Комплексная автоматизация для Казахстана». Его широкий функционал покрывает необходимые области, включая производство, кадры, склады, финансы, сервис, торговлю и др.
Согласно поставленным задачам, специалисты Первого Бита доработали функционал «1С:Комплексная автоматизация для Казахстана» .
В документ «Заказ поставщику» добавили:
- Номер счета
- Адрес склада
- Гарантии
- Сертификаты
При формировании заказа поставщикам теперь доступен выбор склада. Менеджер создает полный заказ поставщику для отгрузки с указанием города, точного адреса, исключая дополнительные ручные описания в заказах. Теперь также доступен ввод номеров сертификатов и гарантии, допустим, пришел запрос по товару на гарантии, тогда применяется действующий код гарантии.
Ранее в «1С:Управление торговым предприятием для Казахстана», курс валюты вводился вручную. Срабатывал человеческий фактор, так как часть оплаты поставщикам проходила по курсу даты аванса, а остаток по дате фактического приема товара. Благодаря доработке «Расчет с поставщиками по дате авансовых платежей», курс напрямую подтягивается из Национального банка и поступления садятся корректно по дате авансовых платежей.
Благодаря доработке «Состояние выполнения заказа» специалист склада или отдела продаж отслеживает статус заказа, управляет процессами отгрузки, передачи товаров, учета остатков.
Большинство заказов поставщикам создаются на основании заказов клиентов. В случае отмены заказа клиента, связанный с ним заказ поставщику, теряет значимость.
В обработке «Закрытие заказов поставщикам и клиентам» прослеживается цепочка и подтверждается потребность со стороны клиента для дальнейшего формирования запросов.
В Заказ покупателя добавлено поле «Размещение», в котором менеджеры Borkit Safety выбирают «Заказ поставщику», либо «Склад». Благодаря этому при формировании заказа менеджеры отдела продаж отслеживают остатки в разрезе складов и идет распределение заказов по складам компании Borkit Safety. Если заказа нет в наличие, идет прямое оформление заказа поставщику. Покупатель оперативно получает информацию, в каком городе, на каком складе доступен заказ на средства защиты.
Также доступна аналитика. Например, сформирован заказ на 100 комплектов специальной защиты от контрагента X, отгрузка происходит частично, представители заказчика приезжают, выбирают подходящие размеры и забирают товар на складах. Инструмент «Анализ» учитывает количество по выданным комплектам и по планируемым к выдаче.
В документах «Реализация ТМЗ и услуг», в табличной части доработан механизм отгрузки по нескольким складам. Если покупатель работает в нескольких городах, сотрудники Borkit Safety собирают единый заказ и отгружают товары сразу с нескольких складов по месту требования.
Предоставление скидки клиентам в виде указываемого процента реализовано в типовом решении «1С:Комплексная автоматизация для Казахстана». Настроены права доступа к скидкам только группе сотрудников.
Для наглядности разработаны файлы адаптированные для печати
- Счет на оплату
- Заказ покупателя
- Заказ поставщику
- Коммерческое предложение
Бланки передаются покупателям для оплаты и получения заказа, поставщикам – для сборки и отгрузки заказов. Готовое коммерческое предложение исключает ручное формирование, сохраняет единую стилистику и требует минимальных уточнений. Менеджер использует корректные остатки, характеристики из 1С.
Пожелания менеджеров компании Borkit Safety к новой учетной системе, например, такие как сверка управленческого и бухгалтерского учета, остатки по номенклатуре, списание и оприходование единое во всех отчетах реализовано путем внедрения типового функционала «1С:Комплексная автоматизация для Казахстана».
Для того, чтобы поставить задачу в производство менеджер Borkit Safety с помощью доработки «Формирование заказов по потребностям для производства» анализирует заказы с нулевым и минимальным количеством в наличие. Таким образом избегает излишка на складах и рационально использует ресурсы производственного отдела. Для отслеживания стадий заказов, добавлены статусы «создан», «выполнен», «отменен».
Менеджер по работе с клиентами с помощью обработки «Рабочее место менеджера» при создании заказа покупателя, заказа поставщику и отгрузки товара, использует номенклатуру, остатки в разрезе складов.
С помощью отчета по продажам менеджер отслеживает созданные заказы, статусы перемещения, выданные и планируемые к выдаче товары. Отчет по выписанным счет-фактурам определяет наличие закрывающих документов по отгруженным товарам.
Теперь финансовому директору или главному бухгалтеру на основании выданных прав доступен механизм выделения номенклатуры, которая не доступна к заказу. Таким образом менеджеры отдела продаж владеют корректной и оперативной информацией по товарам для выдачи клиентам и производства.
Доработан документ «Кадровый приказ» с разными видами операций:
- Премирование
- Возмещение расходов
- Представительские расходы
- Материальная помощь
- Удержание
Эти встроенные операции исключают ручное формирование, сохраняют единую стилистику и нормы, также по ним доступна прямая распечатка с 1С.
Специалисты компании Первый Бит перенесли из «1С:Управление торговым предприятием для Казахстана» и «1С:Зарплата и управлением персоналом для Казахстана» в «1С:Комплексная автоматизация для Казахстана» следующие данные:
- Справочники системы,
- Рстатки регламентированного учета
- Регистры накоплений
- Регистры сведений
Перенесены и сохранены исторические данные: средняя зарплата, сотрудников и взаиморасчёты с сотрудниками. Консультантами Первого Бита разработаны и применены правила переноса документов, сформирован список по приоритету и структурированные алгоритмы передачи информации.
Также перенесены доработанные отчеты:
- Анализ доступности товаров на складах,
- Анализ продаж: Продажи,
- Ведомость по заказам поставщику,
- Анализ плановых остатков,
- Отчет о доходах и убытках,
- Отчет о денежных средствах,
- Ведомость по товарам на складах,
- Ведомость по свободным остаткам,
- Товары в резерве на складах,
- Анализ точки заказа.
В каждой точке отгрузки товаров интегрировали 1С:Webkassa с «1С:Комплексная автоматизация для Казахстана», благодаря чему данные по продажам передаются в ОФД согласно требованию законодательства Казахстана.
Настроено разделение прав доступа, например, доступ к заработной плате, к начислениям переменной части, скидкам и другой конфиденциальной информации имеется только у определенной группы пользователей.
Так как следующим этапом запланировано внедрение финансового, производственного, сервисного учета, при переносе учтены методологии и подходы для подготовки системы к интеграции с БИТ.Финанс, особенности производства и серийного учета в сервисе.
