Описание проекта
Учёт в Объединении «Первый ЛВЗ» много лет вёлся в программе 1С:Управление производственным предприятием, ред. 1.3. К 1 январю 2023 года предприятию необходимо было срочно перейти на российскую систему бухгалтерского и кадрового учёта, а также налоговой отчётности. Чтобы минимизировать риски и перестроить учёт в максимально сжатые сроки, руководство заказчика привлекло Воронежский офис компании «Первый Бит». При выборе исполнителя клиент руководствовался тем, что проектная команда уже имела успешный опыт внедрения на нескольких крупных предприятиях ликёро-водочной отрасли. Перейти на новую систему нужно было до 1 января 2023 г., а клиент обратился в Первый Бит только в декабре 2022 г. В связи с этим работа над проектом велась с турбоскоростью без потери качества.
Планируемые этапы реализации проекта:
1. К 1 января 2023 г. настроить ведение бухгалтерского и кадрового учёта в новой системе, а к концу I квартала 2023 г. сделать её полностью пригодной для сдачи квартальной отчётности.
2. К концу I квартала 2023 г. полностью перенести все данные из исходной системы 1С:УПП, перейти на полное ведение регламентированного учёта в новой системе и сдать отчётность за I квартал 2023 г. из 1C:ERP Управление предприятием. Движением документов на этом этапе должны были заниматься сотрудники бухгалтерии, а после обучения — сотрудники, ответственные за свой участок учёта.
3. После I квартала 2023 г. реализовать и настроить прочие контуры учёта в новой системе.
Нюансы пошагового перехода на РСБУ
Для начала провели обследование, составили протоколы о ходе проекта и согласовали с заказчиком технологию перехода. На её основании запустили первичное моделирование и блок переноса начальных остатков, продаж и закупок. Начали именно с них, т. к. отгрузка продукции предполагалась уже с 4 января 2023 г.
Параллельно в 1С вводилась нормативно-справочная информация и забивались складские остатки. В процессе выяснилось, что завод смог приостановить отгрузку до конца января, чтобы ускорить запуск системы и не дублировать информацию по реализованной продукции.
Это позволило параллельно запустить доработку переноса кадровой информации и структуры предприятия. К концу января 2023 г. все нужные данные были перенесены.
Примерно в это же время была начислена и выплачена зарплата сотрудникам за январь. Для этого мы скопировали в новую систему всю НСИ и разработали правила обмена для переноса необходимых данных.
Процесс полного перехода на РСБУ занял три месяца. К концу марта все основные бизнес-процессы уже велись в новой 1С:ERP Управление предприятием. В апреле благодаря помощи специалистов «Первого Бита» была сдана первая квартальная отчётность в рамках РСБУ.
Работа над проектом осложнялась тем, что нужно было не только обучить сотрудников работать в новой системе учёта: требовалось перенести и ввести начальные остатки. Ситуацию затрудняла разная нумерация бухгалтерских счетов.
Также перед нами стояли вопросы, как готовить отчётность, в какие сроки её подавать и как нивелировать различия учёта в связи с переходом на РСБУ:
- До конца 2022 г. организация уплачивала налог с оборота, и понятия НДС для неё не существовало, а с 2023 г. она стала обязана его уплачивать. Так как на момент перехода в 1С:ERP Управление предприятием не был реализован механизм учёта НДС с межценовой разницей, сотрудники «Первого Бита» предложили вариант учёта налога в соответствии с законодательством.
- Необходимо было организовать учёт основных средств (ОС). Ранее по законодательству территории ОС признавались объекты со сроком использования более 12 месяцев и стоимостью более 10 000 руб, а по закону РФ к ОС относятся объекты, стоимостью более 100 тыс. руб. В рамках проекта были пересмотрены все основные средства и разнесены по счетам российского учёта.
- В ходе работы мы составили для заказчика таблицу соответствия счетов учёта и описали в ней документы, с помощью которых нужно проводить операции. Мы также обучили сотрудников «Первого ЛВЗ» корректному вводу документов, поэтому большую часть остатков ввели в БД они. Это существенно снизило затраты заказчика на реализацию проекта.
Сокращение трудозатрат сотрудников лаборатории
Мы организовали на предприятии учёт проведения лабораторных анализов. Он позволяет автоматически формировать документы качества на выпущенную продукцию и экономить время на подготовку необходимой документации.
Оптимизация производственных документов
Для переноса производственных документов из 1С:Управление производственным предприятием в 1С:ERP Управление предприятием использовался функционал «Производство без заказа», что помогло оперативно и без изменений отразить все документы в новой системе. Также было автоматизировано отражение объёма списываемого материала и выпускаемой продукции, что существенно упростило учёт производства.
Уникальность кейса заключается в том, что за 3 месяца мы не только установили и настроили новую версию 1С, но и обучили заказчика подходу к сдаче российской отчётности. Он получил работающую систему, которую сможет развивать и поддерживать, а также минимизировал риски, связанные с прекращением поддержки исторической информационной системы. С 1 июля 2023 Объединение «Первый ЛВЗ» занимается переходом на ЕГАИС для отчётности о выпуске, приёмке, перемещениях и продажах алкоголя, готовит оборудование для маркировки и получает акцизные марки.
