Описание проекта
Изначально предприятие было автоматизировано на двух учетных системах. Регламентированный учет велся в программе другого вендора, которая была разработана в 1994 году и серьезно устарела. Возникло отставание по реализации законодательных изменений, например, отражение изменений в программе, связанное с требованиями по работе онлайн-касс.
Разработчик системы очень долго выпускал обновления под срочные и важные изменения. Сама программа устарела и в части интерфейса, и в части возможности внесения доработок. Самостоятельно поддерживать систему, изменять и дорабатывать ее было невозможно. Чтобы полноценно вести оперативный и производственный учет, формировать заказы клиентам, заказы на производство, СОАТЭ разработали собственную информационную систему оперативного учета (ИСП). Чтобы вести регламентированный учет и сдавать отчетность программисты СОАТЭ настроили двусторонний обмен информацией из самописной информационной системы в использовавшуюся учетную систему и обратно.
Перед специалистами компании «Первый Бит», которая стала партнером по автоматизации, была поставлена задача по внедрению на предприятии современной автоматизированной системы регламентированного учета, позволяющей своевременно формировать и предоставлять регламентированную отчетность, снизить совокупную стоимость владения такой системой. Для решения данной задачи был выбрана программа «1С:ERP Управление предприятием 2». Система 1С:ERP позволяет в комплексе автоматизировать процессы регламентированного учета предприятия, производства продукции, оказания услуг и выполнения работ, а также предоставляет широкие инструменты для формирования финансовой отчетности и результатов производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Перед стартом внедрения специалисты Первого Бита промоделировали все текущие операции и бизнес-процессы на АО СОАТЭ, чтобы решить, как будет осуществляться перенос данных и переход в 1С:ERP.
Переход с устаревшей системы регламентированного учета и собственной информационной системы оперативного учета
Компания СОТАЭ очень масштабное предприятие с большим объемом операций и информации. Например, справочников и документов за один месяц проходит более 200 тыс. Чтобы сделать переход наименее болезненным для всех служб и подразделений, было решено начать переход в 1С:ERP с регламентированного учета из автоматизированной системы, которая использовалась ранее. В ходе моделирования обнаружилось, что большая часть информации дублировалась в СЕ2 и в программе оперативного учета, а некоторые данные вносились только в старую учетную систему. В ходе моделирования были выделены следующие особенности параллельной работы в учетной системе и программе оперативного учета:
- движения по банку и кассе ведутся только в системе регламентированного учета. Движения по банку могут быть загружены из Клиент-банка, после чего требуется их ручная переработка;
- документы по основным средствам и нематериальным активам ведутся только в программе регламентированного учета;
- ввод статей расходов и все процессы, касающиеся работы планово-экономического отдела ведутся только в системе регламентированного учета;
- расчет себестоимости, анализ результатов, закрытие периода только в системе системе регламентированного учета;
- документы поступления и реализации услуг также ведутся только в системе системе регламентированного учета;
- из программы оперативного учета ИСП информация с помощью обработки переносилась в систему регламентированного учета, дополнялась данными, которые вели только в регламентированном учете. После этого проходил окончательный расчет себестоимости, закрытие периода. На момент старта проекта количество бухгалтерских проводок составляло более 188 тыс. в месяц.
Было принято решение внедрять 1С:ERP по технологии быстрого результата 1С, т.к. у проекта были довольно сжатые сроки (около шести месяцев) и не было необходимости отдельно прописывать ТЗ – проект стартовал с переноса регламентированного учета в 1С, который сам по себе стандартизирован и унифицирован. Руководство АО СОАТЭ хотело перейти в новую систему с минимальными доработками, в типовом функционале. Все обмены и перенос НСИ (остатков и т.д.) выполнялись сотрудниками завода под контролем специалистов Первого Бита. Это было обусловлено тем, что сотрудники СОАТЭ лучше знали используемую ранее программу регламентированного учета и собственную систему оперативного учета, и позволило значительно сократить бюджет проекта. Для переноса данных была подготовлена подробная модель финансово-хозяйственной деятельности предприятия, для каждого блока разрабатывались стандарты ведения учета.
Учет в 1С:ERP дополнен аналитикой, которой не существовало в прежней системе. В целом программа регучета представляла собой транзакционную систему, в которой ведется учет на плане счетов. 1С:ERP обладает учетом, который позволяет при расчете себестоимости и закрытии периода получать больше аналитических разрезов и отчетов, например, финансовый результат по направлениям деятельности. Такие отчеты стали новинкой для АО СОАТЭ и позволили получить полноценную картину финансового результата предприятия и подразделений. Руководство может видеть финансовый результат и состояние каждого из видов бизнеса, каждого направления.
Перенос незавершенного производства и большой объем документов в учете
В АО СОАТЭ большое количество подразделений и этапов производства. Есть собственные литейные цеха, участки изготовления изделий из пластмассы, гальванические цеха, что позволяет вести полный цикл производства с нуля. Изделие проходит большое количество участков до момента сборки. Это создает большое количество операций перехода из участка в участок, в результате создается отдельный полуфабрикат (передел), который нужно учитывать.
За месяц формируется порядка 7 тысяч документов перемещения между цехами. Фактически это около 32 тысяч наименований изделий в месяц, которые проходят определенные этапы производства, находясь в состоянии полуфабрикатов. Естественно, что такое количество информации влияет на расчет себестоимости и было учтено при выборе подхода к проекту и переносе данных. В ходе моделирования стало понятно, что перенос такого количества операций создаст вероятные проблемы со скоростью работы системы.
Нужно было провести тестовое закрытие месяца и квартала, чтобы определить корректность и скорость расчета. Для улучшения и ускорения работы в 1С были выполнены доработки:
- отражение транспортно-заготовительных работ (доработка для улучшения системы, связанная с подбором документов для ускорения отражения ТЗР и затрат на доставку);
- распределение горюче-смазочных материалов из авансового отчета по автомобилям и разнесение затрат ГСМ по подразделениям;
- выгрузка из системы оперативного учета СОАТЭ производственных документов (около 15 тыс. документов). В доработке используется схема работы с заказами и этапами производства, т.к. у предприятия много переделов и незавершенного производства.
Таким образом получилось сократить стоимость, сроки и сформировать команду специалистов предприятия, которая в дальнейшем будет сопровождать систему. После доработок повторили выгрузку всех документов за один квартал предыдущего периода и повторили реальное закрытие месяцев и квартала. Тестирование позволило убедиться, что система считает правильно и перейти к промышленной эксплуатации.
В дальнейшем АО СОАТЭ планирует в 2021-2022 году перенести блоки закупок, склада, кадрового учета и расчета зарплаты из ERP СОАТЭ ИСП в 1С:ERP.
