Описание проекта
ГК Сенат – это сеть из более 50 ювелирных магазинов и салонов, 20 из которых под франшизой бренда SOKOLOV. Продажи осуществляются по трем основным каналам: розничные магазины, продажи на маркетплейсах и собственный интернет-магазин. Магазины работают в объемной доработанной программе «1С:Розница», управленческий учет велся в «1С:Управление нашей фирмой». Ряд сервисов, с которыми компания работают, никак не были интегрированы между собой – например, передача данных в ГИС ДМДК и отчетность в систему финмониторинга по ФЗ №115. Большая номенклатура – около 600 тыс уникальных изделий, вызывала трудности по ведению товарной матрицы и соответствии текущих остатков магазинов. Возникали сложности с расчетом себестоимости товаров и финансовым результатом по компании. Некорректно велся учет комиссионной торговли. Руководство ГК Сенат хотели получать достоверные и надежные данные управленческого учета, исключить расхождение данных в разных базах, а также исключить двойной ввод и дублирование данных.
Из-за особенностей текущей архитектуры систем и требованиий к ведению бюджетирования и казначейства, было принято решение перейти с «1С:Управление нашей фирмой» на «1С:Комплексная автоматизация».
Переработка НСИ и идентификация более 600 тысяч изделий
При старте проекта выявилось много проблем, связанных с номенклатурой, остатками и идентификацией изделий. Всего в «1С:Управление нашей фирмой» было заведено около 600 тысяч уникальных изделий, но эти данные не совсем корректно передавались в «1С:Розницу». В первоначальной архитектуре между программами не было обмена и возникали расхождения в учете. Было найдено около 3 тысяч задвоек номенклатуры, 12 тысяч повторяющихся характеристик и 4 тысячи дублей штрихкодов. Накопленные ошибки приводили к пересортице, было сложно идентифицировать товар на остатках — это усложняло учет. Чтобы вычистить дубли артикулов, номенклатуры, штрихкодов и характеристик, была создана методологическая обработка. Система подсвечивала пользователям найденные задвойки и давала рекомендации по объединению дублей, которое проходило в автоматическом режиме в ночное время. Пользователи проверяли и подтверждали корректность выбора системы.
Работа сети розничных магазинов
В магазинах сети используется решение «1С:Розница», единое для всех розничных точек. Программа была доработана заказчиком, но все-равно был необходим дополнительный функционал.
Специалисты Первого Бита доработали ABC-анализ продаж – его можно формировать не только в разрезе магазинов, помещений или витрин, но по каждому клиенту. Ввели контроль применения цен в магазине из базы «1С:Комплексная автоматизация», чтобы не было расхождений цен в программе и на ценниках. Доработали бонусную систему и маркетинг в программе – контроль начисления и списания бонусов конкретного клиента стал прозрачнее.
Исправление ошибок комиссионной торговли
В «1С:Розница» некорректно велся учет собственных и комиссионных товаров. Товары от комиссионеров поступали без НДС, а реализовывались в магазинах по чекам как собственный товар с НДС. Чтобы налоговая не запросила недоплату НДС, пришлось отменить в ОФД около трех тысяч чеков по комиссионным товарам, подать их заново без НДС, а в налоговую направить корректировочные чеки. Для компании такие нарушения учета грозили серьезными штрафами.
Специалисты Первого Бита оказывали методологическую помощь и провели ревизию учета комиссионных товаров. Консультировались с налоговой, чтобы подать все корректировочные чеки в срок и внести изменения в дальнейший учет. Дополнительно автоматизировали отчетность перед комитентами, которая раньше собиралась в Excel. Система в заданный срок сама напоминает об отчетах для разных комитентов.
Расчет себестоимости
В «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Розница» не было полноценного обмена, цены на товары могли отличаться в программах. Посчитать себестоимость было не так просто, как правило эту информацию сводил вручную один человек, который обладал нужной методологией. В «1С:Комплексная автоматизация» расчет себестоимости изменен – теперь и отдел закупок и финотдел могут анализировать стоимость, маржинальность изделия. Это дает возможность точнее и достовернее анализировать общий финансовый результат по компании.
Ассортимент и закупки
Ассортиментная матрица раньше строилась в Excel, не было понимая соответствия товарной матрицы остаткам магазинов. Процесс формирования заказов поставщикам трудоемкий и опирался в большей части на опыт менеджера. Сами заказы формируются только в Excel — у других пользователей нет информации о заказах. Настроен автозаказ у поставщиков на основании товарной матрицы и остатков. Усовершенствованный ABC и XYZ анализ продаж позволяет держать более глубокий и ликвидный ассортиментный ряд в магазинах.
Работа по ФЗ-115 и ГИС ДМДК
В магазинах реализуется не только собственная и комиссионная продукция. Ювелирные изделия и золото также принимаются у населения и отправляются для дальнейшей переплавки и переработки. Законодательно контролируется оборот ювелирных изделий через систему ГИС ДМДК, которая отслеживает движение драгоценных металлов и камней. Скупка лома также проходит через эту систему. Работа с ГИС ДМДК велась отдельно, данные дублировались и вносились параллельно между системами. Согласно Федеральному закону №115 «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», организации и индивидуальные предприниматели, занимающиеся сделками с драгоценными металлами и камнями, должны уведомлять налоговую службу о сделках, стоимость которых превышает установленный законом порог. С 14.07.2022 года эта сумма составляет один миллион рублей. Информация о таких продажах тоже передавалась в систему налогового финмониторинга отдельно. Практически все системы, с которыми работает ГК «Сенат», завязаны на решении «1С:Комплексная автоматизация», чтобы она стала целевой системой, в которую будут загружаться все данные. Из программы настроили прямой обмен с налоговым финмониторингом. Настроена передача данных в ГИС ДМДК.
Интеграция с маркетплейсами
Для интеграции работы с маркетплейсами используется решение БИТ.Управление маркеплейсами. Обычно при выходе на маркетплейсы, продавцы первое время работают через личный кабинет. Но когда объем заказов увеличивается, становится важным скорость работы с площадкой, отгрузка продукции, поддержка остатков и ассортимента, работа с комментариями. Рутинной работы становится все больше и неизбежно начинают возникать ошибки, а в условиях серьезной конкуренции на площадках удар по рейтингу продавца надолго выбивает товары с высоких позиций в выдаче. БИТ.Управление маркеплейсами позволило автоматизировать:
- заполнение карточек товаров и выгрузку на онлайн-витрины;
- маркировку товаров согласно регламенту площадки;
- изменение статусов заказов и поставок;
- документооборот;
- изменение цен;
- отслеживание ошибок и статусов.
В текущее время web-студия Первого Бита заканчивает разработку собственного интернет-магазина компании.
Особенности проекта:
- Интеграция между «1С:Розница» и «1С:Комплексная автоматизация» производится с помощью решения БИТ.Адаптер (обмен осуществляется с использованием брокера сообщений RabbitMQ). Решение позволяет получать данные в «1С:Розница» гарантированно за 3 секунды. Для конечного пользователя это означает практически режим работы онлайн.
- В сжатые сроки (за 3-4 месяца) осуществлен масштабный проект. Для реализации и соблюдения сроков в моменте могло привлекаться более 10 разработчиков одновременно.
- Провели рефакторинг доработок в «1С:Розница» — система было довольно сложно доработана. Многие модули были зашифрованы или отсутствовали в конфигурации.
- Настроена передача данных в систему налогового финмониторинга по 115-ФЗ.
- Исправлены ошибки и дубли номенклатуры для более 600 тысяч изделий.
