Ограничения, связанные с COVID-19 в очередной раз, заставляют бизнес задуматься об инструментах удаленной работы своих сотрудников. Проблемы с переходом на удаленку есть даже в тех компаниях, которые уже давно задумались о выстраивании системы дистанционной работы своих команд. Будет ли ноябрьский локдаун 2021 года последним или нет, в нынешних реалиях уже не так важно. Вопрос быстрого и максимально комфортного перехода компании на работу из дома занимает голову любого предпринимателя в России. Проверьте обеспечены ли ваши сотрудники всей необходимой инфраструктурой, сверившись с нашим чек-листом. Или вызовите нашего инженера для обслуживания компьютеров.
- Ноутбуки, видеокамеры, гарнитуры. У каждого дома должен быть ноутбук или стационарный компьютер с приемлемым железом. Если дома нет нужной техники, по возможности обеспечьте сотрудников компьютерами из офиса.
- Домашнее подключение к интернету (Wi-Fi или кабель). Скорость соединения должна быть достаточно высокой, так как большинство программ и сервисов, которые понадобятся для работы, требуют подключения к интернету. Чем ниже скорость, тем сложнее человеку будет работать. Если такая возможность отсутствует, можно раздавать мобильный трафик.
- Удаленный доступ (VPN) к корпоративной сети и корпоративным приложениям. Защищенный удаленный доступ обеспечит безопасный и надежный способ дистанционного подключения к корпоративной сети, что гарантирует безопасную передачу конфиденциальных данных.
- Общее хранилище документов. Для этого можно использовать сервисы предоставляющие бесплатный лимит на хранение данных: Яндекс.Диск, OneDrive, Google Drive, Dropbox, либо корпоративные облачные хранилища.
- Программы для работы с документами. Минимально это офлайн продукты от Microsoft или OpenOffice, однако желательно, чтобы ваши сотрудники умели работать с онлайн приложениями для совместной работы с документами Google Docs, Office 365 или МойОфис и схемами от Miro, либо Mindmanager.
- Мессенджер для оперативного обмена информацией. Здесь всё просто. Telegram, WhatsApp и Viber уже давно и прочно вошли в нашу жизнь. Наиболее искушенные для этих целей используют Slack, Discord или Microsoft Teams.
- Программа для аудио- и видеосвязи. По аналогии с мессенджерами - Zoom, Skype или Google meet.
- Управление задачами. Многие планируют свои задачи, но это всегда взгляд в будущее, а между тем, для эффективного планирования не менее важно смотреть в прошлое, анализировать свой день. В этом вам помогут Trello, Jira или Asana.
- Общий календарь. Например, в Google Calendar Вы можете создавать разные календари, чтобы открывать доступ к ним разным группам людей. Можно, например, создать один общедоступный календарь для всех пользователей и ещё один – личный.
- Доступ к общим адресным книгам. Для этого необходимо выложить адресную книгу на сервер и дать доступ пользователям. Синхронизацию адресной книги можно выполнить с помощью расширения Addressbooks Synchronizer.
Безусловно, что данный список далеко не исчерпывающий. И помимо информационно-технологических задач необходимо решить и вопросы методологии удаленной работы – связанные с определением правил работы из дома, и вопросы кооперации связанные с форматом взаимодействия между сотрудниками, клиентами и поставщиками бизнеса, а также организационные вопросы, связанные с управлением удаленного персонала. Однако без обеспечения базовых условий для удаленной работы всё это будет сделать гораздо сложнее.
