Эффективная инвентаризация и учёт ОС

Инвентаризация в компании - это обязательная процедура, необходимая для оценки объема имущества и его фактического состояния на конкретный момент времени. Проведение инвентаризации это один из этапов подготовки к годовой отчетности. Итоги инвентаризации влияют на сумму налога на имущество и исчисление налога на прибыль поэтому результаты инвентаризации должны быть правильно отражены в учете. Если вы, например, не правильно отразите итоги инвентаризации в Отчете о прибылях и убытках, то налоговая признает их недействительными, что может повлиять на то, что годовая отчетность будет признана недостоверной. Инвентаризация - трудоемкий процесс, требующий большого объема затрат времени и труда. 

Читайте кейс как ускорить инвентаризации в компании!

Для того чтобы его облегчить, целесообразно внедрить автоматизацию бухгалтерского учета и самого инвентаризационного процесса. В этом случае будут получены качественные и достоверные результаты деятельности, которые вполне можно будет использовать для принятия различных управленческих решений.

Законодательство об инвентаризации

Нормативно правовые акты Республики Казахстан, регулирующие проведение инвентаризации:

1. «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», Закон РК г. № 2732 от 26.12.95

2. «Об утверждении Методических рекомендаций «О порядке проведения юридическими лицами (организациями) инвентаризации имущества и обязательств», Приказ Департамента методологии бухгалтерского учета и аудита Министерства финансов РК № 47 от 06.03.98 г.

3. «Об утверждении Инструкции о порядке проведения инвентаризации активов, материальных запасов, денег, расчетов и других статей баланса в организациях, содержащихся за счет республиканского и местных бюджетов РК», Приказ Департамента Казначейства Министерства финансов РК г. № 335 от 23.07.98

4. «Организация бухгалтерской службы», Стандарт бухгалтерского учета (СБУ) 24

5. «Об утверждении Инструкции о порядке списания имущества, закрепленного за государственными предприятиями и государственными учреждениями», Приказ Министра финансов РК № 470 от 01.11.2000 г.

Согласно этим нормативно-правовым актам:

• все активы организации подлежат инвентаризации;
• при проведении инвентаризации определяется фактическое наличие конкретных объектов, которое в последующем сопоставляется со сведениями в регистрах бухучета;
• ситуации, сроки и порядок осуществления процесса инвентаризации, а также список объектов, подлежащих инвентаризации, определяются хозяйствующим субъектом, за исключением ситуации обязательного проведения инвентаризации (оно устанавливается законодательством РК);
• если при инвентаризации выявлены расхождения между фактическим наличием объектов и сведениями в регистрах бухучета, их необходимо зарегистрировать в бухучете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.
• Ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации возлагается на руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Недостача или порча товарно-материальных запасов

В случае выявления предметов имущества, пришедших в негодность, составляется отдельная инвентаризационная опись, а в протоколе комиссии указываются причины порчи и виновные лица, если таковые установлены.

Члены комиссии несут ответственность в установленном законодательством порядке за внесение в инвентаризационные описи заведомо неправильных данных о фактических остатках с целью сокрытия недостач или излишков.

Бухгалтерия предприятия готовит консолидированные ведомости, в которых фиксируются инвентаризационные описи и данные бухгалтерского учета, выводятся излишки и недостачи ценностей. Выявленные при инвентаризации расхождения считаются как: излишки - доходом и подлежат оприходованию, недостачи - расходом.

В данном случае готовится дополнительный товарный отчет с указанием суммы недостачи или излишки. В результате этого в товарном отчете фактические остатки ценностей будут соответствовать данным, полученным при инвентаризации.

Проведение инвентаризации любого из видов имущества, например, основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных запасов и др. предусматривает свои особенности и свою технику проведения.

Не позднее 10 дней после окончания любой инвентаризации руководитель предприятия на основании протокола может организовать контрольную проверку с целью перепроверки инвентаризации имущества.

Бухгалтерия с целью своевременного и объективного отражения результатов инвентаризации в учете обязана:

• обработать, проверить и записать в учетные регистры все представленные и оформленные материально ответственными лицами отчеты;

• произвести сверку данных бухгалтерского и натурально-стоимостного учета имущества, завершив ее при необходимости составлением акта;

• вывести учетные остатки активов на дату инвентаризации;

• проверить записи по всем соответствующим счетам в сопоставлении с корреспондирующими счетами.

Результаты инвентаризации должны быть отражены бухгалтерией в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой финансовой отчетности.

Кроме того, инвентаризацию обязательно нужно проводить и в иных случаях, например, при смене материально-ответственного лица, обнаружении факта хищения или порчи имущества, ликвидации компании и др.

Когда нужна автоматизация учета ОС и инвентаризации

Основные цели проведения инвентаризации сводятся к следующим моментам:

• определить фактическое наличие имущества с целью обеспечения его сохранности, а также выявления неучтенных объектов;
• сопоставить фактическое количество объектов имущества с данными бухгалтерского учета, то есть выявить излишки или недостачу;
• проверить правильность, достоверность и полноту отражения информации об объектах имущества с учетом их рыночной стоимости, фактического наличия и состояния;
• проверить соблюдение правил хранения и использования объектов имущества;
• определить правильность списания объектов имущества со счетов бухгалтерского учета.

Процесс проведения инвентаризации вручную достаточно сложный и трудоемкий, а потому целесообразно внедрить автоматизацию как самой инвентаризации, так и непосредственного учета имущества.

Автоматизация инвентаризации необходима в следующих случаях:

• в организации большое количество имущества, которое распределено по подразделениям, кабинетам, складам, торговым точкам и т.д.;
• при движении имущества зачастую наблюдается путаница при приеме или выдаче объектов, которая отнимает много времени для разбирательства;
• в компании замечены факты хищения, кражи или порчи имущества;
• нет возможности определить местонахождение объектов имущества в конкретный момент времени;
• неверный учет объектов имущества, а также неточные результаты, получаемые при ручной инвентаризации;
• большой объем затрат при проведении инвентаризации ручным способом;
• наличие постоянных ошибок при проведении инвентаризации;
• невозможность постоянно контролировать наличие и движение объектов имущества. 

Главное! Автоматизация учета ОС и инвентаризации необходима для того, чтобы можно было получать достоверную информацию о наличии и движении объектов имущества на конкретный момент времени.

Для чего нужна автоматизация учета ОС и инвентаризации

Благодаря автоматизации учета ОС и инвентаризации компания может достичь следующих положительных моментов:

• сократить затраты времени и денег, поскольку будет достигнута высокая скорость проведения всех операций;
• повысить точность результатов инвентаризации, поскольку на ее проведение не будет влиять человеческий фактор, влекущий за собой ошибки или неточности учета;
• сократить число работников, необходимых к привлечению при проведении инвентаризации;
• выявить и своевременно восстановить маркировку, если она повреждена или не читается.

Для автоматизации учета и инвентаризации ОС в настоящее время используется два основных типа технологии: Штрих-кодирование и RFID.

Процесс внедрения автоматизации учета и инвентаризации ОС на основе штрих-кодирования предполагает следующие шаги:

1.     промаркировать объекты имущества. Для осуществления этого действия используются специальные клеящиеся этикетки, на которых напечатаны штрихкоды. Они создаются посредством использования специальных принтеров для печати этикеток или меток. Тип этикеток для маркировки зависит от объектов имущества, подлежащих учету. Целесообразно использовать полипропиленовые этикетки, поскольку они более долговечны и устойчивы к механическим повреждениям. Кроме того, этикетки могут быть как простые метки-наклейки, так и защищенные корпусные метки;

2.     купить спецоборудование для считывания информации. Для этого используются особые терминалы сбора данных, представляющие собой мобильные компьютеры со сканером штрихкодов. Кроме того, компании могут применять одновременно и простые смартфоны, и терминалы сбора данных;

3.     установить ПО для инвентаризации. Оно необходимо для работы терминалов сбора данных и передачи информации в автоматизированную систему бухгалтерского учета. 

Наиболее эффективные решения для автоматизации учета ОС и инвентаризации

Для эффективного внедрения автоматизации учета ОС и инвентаризации имущества есть отличное решение - использование технологии RFID (RadioFrequencyIdentification).

RFID инвентаризация представляет собой технологию, основанную на использовании особых специальных самоклеющихся и корпусных радиочастотных меток со встроенным чипом – идентификатором. Такая метка передают информацию в закодированном виде о том объекте имущества, за которым она закреплена.

Радиочастотная метка передает идентификатор считывателю отраженным сигналом. Использование RFID меток диапазона UHF (860-960MHz) позволяет собирать данные на удаление до 5-10 метров.

Дальность зависит от мощности устройств считывания и размера и конфигурации меток. Режим антиколлизии, реализуемый в данном частотном диапазоне, позволяет одновременно собирать данные с большого количества меток одновременно. По заявлением производителей RFID считывателей более чем 100 меток в секунду. Это позволяет проводить инвентаризацию в разы быстрее чем на технологии с использование штрих-кодов. Более того, не требуется прямой видимости метки для считывания. Например, метка размещенная за деревянной или пластиковой перегородкой считается почти так же хорошо, как и в прямой видимости.

Использование технологии RFID подразумевает наличие таких элементов:

• база данных системы. В ней хранится вся собранная информация об объектах имущества. На ее основе можно получать сведения, сводить их в отчеты и использовать для принятия управленческих решений;
• центральный сервер базы данных. Он представляет собой вычислительные мощности, необходимые для переработки поступающих сведений;
• модуль администратора. С его помощью настраивается право доступа к использованию системы и обеспечивается безопасность и конфиденциальность системы;
• рабочее место оператора системы. Оно необходимо для ведения основной деятельности системы;
• управляющий модуль для стационарных считывателей меток. С его помощью осуществляется считывание информации и передача данных в систему;
• модуль терминала сбора данных. Он используется для мобильной инвентаризации объектов и не имеет привязки к стационарному рабочему месту.

RFID - отличное решение!

Преимущества использования технологии RFID заключаются в таких моментах:

1. существенно сокращается время проведения инвентаризации;

2. увеличивается скорость учета основных средств;

3. появляется возможность увеличить количество периодических инвентаризаций;

4. можно распределить перечень основных средств по годам эксплуатации и планировать приобретение новых ОС;

5. есть возможность собирать информацию о месте расположения конкретных объектов ОС на территории компании;

6. не нужно вручную вводить инвентарные номера объектов основных средств;

7. исключается необходимость повторной маркировки в связи с неограниченным сроком их эксплуатации;

8. появляется возможность минимизировать риски возникновения ошибок и неточностей при учете основных средств;

9. компания может контролировать моменты несанкционированного выноса объектов имущества посредством установки считывателей на проходных;

10. появляется возможность оптимизировать расходы компании.

Кроме возможности ускорения инвентаризации с использованием мобильного RFID терминала сбора данных , RFID технология позволяет в автоматическом режиме контролировать перемещения ОС между зонами предприятия. Это позволит иметь реальную картину размещения ОС по помещениям в любой момент времени.

Оснащенное идентификаторами имущество позволяет реализовать контроль доступа. Удобное предоставление разрешений для перемещения по факту создания документа перемещения, позволит предотвращать несанкционированное перемещение и вынос объектов имущества с территории предприятия в автоматическом режиме.

Возможна и обратная ситуация. МОЛу предоставляется разрешение перемещать ОС в пределах определенных зон, что создает уведомление администратору и он принимает решение: создать документ перемещения или вернуть ОС на место. Всем остальным, кроме МОЛа, есть возможность запретить перемещать ОС между помещениями. Сообщение о подобном несанкционированном перемещении может отправляться сразу в службу безопасности.

Фотография ОС отображающаяся на экране службы КПП позволит защитить от переклеивания меток.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!