Электронное актирование в сфере госзакупок и обмен с ЕИС в 1С:Бухгалтерии 8

С 2022 года для компаний, которые работают в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд вводится такое понятие как электронное актирование.

Что такое электронное актирование

На основании Закона от 02.07.2021 г. № 360-ФЗ дополнили нормативную базу по контрактной системе в области госзакупок положениями об обязательном электронном актировании для всех заказчиков без каких-либо исключений.

Электронное актирование подразумевает процесс электронного приема товаров, работ, услуг, при котором осуществляется формирование, оформление и обмен электронными документами между заказчиком и исполнителем (поставщиком). Процесс производится через Единую информационную систему в области закупок (ЕИС). Она представляет собой обширную базу информации, включающую в себя (ст. 4 Закона от 05.04.2013 г. №44-ФЗ):

планы-графики и информацию об их исполнении;
реестр контрактов, которые заключены заказчиками;
единый реестр участников госзакупок;
реестр недобросовестных исполнителей (поставщиков, подрядчиков);
библиотеку типовых контрактных форм;
реестр банковских гарантий;
реестр жалоб, плановых и внеплановых проверок и др.

В ЕИС имеются личные кабинеты участников госконтрактов — заказчиков и исполнителей. При выполнении условий заказа исполнитель должен уведомить об этом заказчика, который в свою очередь направляет через ЕИС документ о приеме товаров, работ, услуг, подписанный электронной подписью.

При получении этого документа исполнитель проверяет его и при отсутствии разногласий подписывает электронной подписью, а затем отправляет заказчику.

Данный процесс называется электронным актированием, которое будет обязательным для всех в сфере госзакупок с 2022 года.

Работа с системой ЕИС

Для работы с 2022 года в области госзакупок заказчик или исполнитель должны зарегистрировать личные кабинеты в Едином реестре участников госзакупок на сайте ЕИС.

При этом должностные лица компании, которые уполномочены действовать от ее имени в госконтрактах (в т.ч. главбух), должны также зарегистрироваться как пользователи личного кабинета участника госзакупок. Список операций в личном кабинете, которые доступны для должностных лиц, зависит от полномочий и прав доступа, а они в свою очередь настраиваются в индивидуальном порядке под каждого пользователя.

Права и полномочия пользователей должны соответствовать правам и полномочиям должностных лиц, которые осуществляют юридически значимый документооборот компании в бумажном виде.

После регистрации и настройки личного кабинета в ЕИС компания и ее должностные лица могут формировать, редактировать, удалять и подписывать документы о приеме, а также корректировочные документы.

В ЕИС пользователи могут работать с такими документами о приеме:

документ о приеме (аналогичен товарной накладной, используемой компанией, которая не является налогоплательщиком по НДС);
счет-фактура;
УПД, характеризующийся признаками документа о приеме и счета-фактуры.

Пользователь самостоятельно выбирает, какой именно документ использовать для работы и подтверждения факта выполнения условий контракта. Плательщик НДС может работать как со счетом-фактурой, так и с УПД, а компания, которая не является плательщиком НДС, может использовать только документ о приеме.

Электронные документы о приеме в ЕИС

В ЕИС можно работать с документами о приеме, подтверждающими такие факты:

прием-передача товаров без транспортировки с передачей товара заказчику;
прием товаров с транспортировкой и передачей товаров заказчику или иному лицу, которое привлечено для транспортировки товаров;
оказание услуг;
передача результатов выполненных работ.

Когда контракт выполнен, поставщик или исполнитель формируют в личном кабинете ЕИС электронный документ о приеме. В меню контракта пользователь выбирает пункт «Создать первичный учетный документ». В открывшемся шаблоне документа указывается название поставщика и заказчика, информация о поставленных товарах (выполненных работах), дата исполнения, имя и должность лица, которое ответственно за передачу.

Часть требуемых данных автоматически подгружается из самого реестра контрактов. Сформированные в ЕИС документы о приеме при необходимости можно корректировать, однако править можно только в ситуациях, когда корректировка информации не предполагает изменения стоимости товаров (работ, услуг), которая указана в документе о приеме. Иными словами, тогда, когда не производится изменение объема товаров (работ, услуг) или цены за единицу.

При создании документа о приеме поставщик может добавить к нему иную документацию, которая свидетельствует о приеме товаров и предусмотрена контрактными условиями, а также подписать их электронной подписью. Важное условие при этом — дополнительные документы не должны противоречить сведениям в электронном документе о приеме.

После того, как документ сформирован и к нему добавлены приложения, их требуется подписать и направить для проверки и подписания заказчиком. Документацию в ЕИС подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью. Когда к документу о приеме приложены дополнительные документы, при подписании титулов поставщика и заказчика в личном кабинете последнего дополнительные документы о приеме также подписываются автоматически.

Обмен 1С:Бухгалтерии 8 с ЕИС

В 1С:Бухгалтерии 8 начиная с версии 3.0.105.31 добавили возможность обмениваться документами с заказчиками госконтрактов через личный кабинет ЕИС в области госзакупок.

Теперь компания, которая является поставщиком по госконтракту, может подготовить сведения для электронного актирования поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг (Закон от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ в редакции от 02.07.2021 г.). Такая функциональная возможность имеется лишь в версии КОРП.

Чтобы использовать полный интерфейс, пользователь заходит в раздел «Администрирование», выбирает «Обмен электронными документами», проходит в «Обмен с Единой информационной системой в сфере госзакупок».

Получение документов из личного кабинета ЕИС

Из личного кабинета ЕИС документация поступает во входящие документы ЭДО.

Когда один и тот же товар соответствует нескольким объектам закупки, нужно использовать разные элементы справочника «Номенклатура».

Для объектов закупки с типом «Работа» или «Услуга» можно указать одинаковые элементы справочника «Номенклатура».

Для использования полного интерфейса пользователь заходит в раздел «Продажи», выбирает «Сервис» и переходит в «Текущие дела ЭДО».

Также в полном интерфейсе пользователь заходит в раздел «Справочники», выбирает «Покупки и продажи» и переходит в «Договоры».

Отправка в личный кабинет ЕИС данных по поставке товаров, выполнению работ и услуг

Чтобы отправить в личный кабинет ЕИС информацию для электронного актирования по поставке товаров, выполнению работ, оказанию услуг, нужно зайти в документы «Реализация, Корректировка реализации».

Чтобы подписать электронные документы и выполнить иные криптографические операции, нужно зайти в личный кабинет ЕИС — это ограничение установлено в самой информационной системе.

Для использования полного интерфейса нужно зайти в раздел «Продажи», затем пройти в «Продажи» и перейти в «Реализация (акты, накладные, УПД)».

Затем после отправки требуется обновить состояние ЭДО документа «Реализация», для чего в полном интерфейсе пользователь заходит в раздел «Продажи», выбирает «Сервис», проходит в «Текущие дела ЭДО» и затем «Отправить и получить».

После успешной отправки документов нужно зайти в личный кабинет ЕИС для их подписания и отправки заказчику.

Когда документ не принят в личном кабинете ЕИС, состояние ЭДО документы поменяется и будет иметь значение «Закрыт с ошибкой передачи». Описание ошибки можно просмотреть в электронном документе.

Для этого в полном интерфейсе пользователь заходит в раздел «Продажи», выбирает «Продажи», далее проходит в «Реализация (акты, накладные, УПД)». Затем нужно зайти в «ЭДО» и выбрать «Посмотреть электронный документ».