Все проекты English Написать директору Вебинары
Выбор региона
Ваш город:Астана
Поиск

Как настроить и использовать электронный документооборот в 1С: Управление Нашей Фирмой?

Время чтения: ~5 мин.

Актуальность проверена: 07 . 11 . 2024

Электронный документооборот (ЭДО) стал неотъемлемой частью современного бизнеса, обеспечивая высокую степень автоматизации процессов обработки и хранения документов. В условиях стремительного развития технологий компании стремятся оптимизировать свою работу, и ЭДО выступает ключевым инструментом в этой трансформации. Внедрение электронного документооборота позволяет существенно сократить время на оформление и согласование документов, а также минимизировать риски ошибок, связанных с ручным вводом данных.

Преимущества использования ЭДО для бизнеса трудно переоценить. Сокращение бумажной работы не только уменьшает затраты на печать и хранение документов, но и улучшает доступ к информации. Возможность быстрого поиска и обработки документов, а также автоматизированный контроль за их статусами, существенно повышают эффективность работы сотрудников. Кроме того, ЭДО способствует повышению безопасности данных и снижению рисков, связанных с утечками информации. В этом контексте программный продукт «1С: Управление Нашей Фирмой» (УНФ) предоставляет мощные инструменты для эффективного внедрения и использования электронного документооборота в организации, что делает его привлекательным решением для бизнеса.

Настройка электронного документооборота в 1С: УНФ

Перед тем как приступить к настройке электронного документооборота в 1С: Управление Нашей Фирмой, необходимо удостовериться, что ваша система соответствует минимальным требованиям. Во-первых, убедитесь, что оборудование, на котором будет работать программа, обладает достаточной мощностью: рекомендуются современные процессоры, минимум 8 ГБ оперативной памяти и SSD-накопитель для быстрого доступа к данным. Во-вторых, установите актуальную версию операционной системы Windows, а также необходимое программное обеспечение, включая последнюю версию 1С: УНФ.

После подготовки оборудования и ПО следует настроить права доступа для пользователей:

  • Откройте 1С: УНФ и зайдите в меню «Администрирование» → «Пользователи и права».
  • Создайте роли для пользователей (например, "Менеджер", "Бухгалтер", "Руководитель").
  • В каждой роли установите права доступа к модулям, включая "Документы" и "Электронный документооборот".
  • Назначьте роли конкретным пользователям.

Следующим этапом является включение модуля электронного документооборота в 1С: УНФ. Это позволит программе автоматически обрабатывать документы и интегрировать их в рабочий процесс:

  • Зайдите в меню «Настройки» → «Общие настройки» → «Настройка электронного документооборота».
  • Найдите раздел «Электронный документооборот» и активируйте его, установив соответствующую галочку.

После активации модуля важно настроить параметры обмена документами. Это включает в себя конфигурацию почтового сервиса, который будет использоваться для отправки и получения электронных документов:

  • В этом же меню выберите «Настройка почтового сервиса».
  • Укажите данные SMTP-сервера для отправки почты (например, адрес сервера, порт, логин и пароль от почтового ящика).
  • Если ваша компания использует почтовые сервисы (например, Mail.ru, Gmail), проверьте их настройки на предмет специальных требований для SMTP.
  • После настройки нажмите «Проверить подключение», чтобы убедиться, что все параметры указаны правильно.

Далее, для эффективной работы с различными типами документов, рекомендуется создать справочники, в которых будут указаны категории и типы документов, с которыми будет работать ваша организация. Это поможет структурировать документооборот и упростит поиск нужных документов:

  • Зайдите в меню «Справочники» → «Типы документов».
  • Создайте новые записи для всех типов документов, которые вы планируете использовать (например, "Договор", "Счет", "Акт выполненных работ").
  • Заполните необходимые поля: название, описание, и, при необходимости, настройте шаблоны документов.

Современные компании часто используют несколько информационных систем для управления своими бизнес-процессами. В этом контексте 1С: УНФ предлагает возможности интеграции с различными внешними системами, такими как системы электронного архивирования и управления документами (УЭД). Интеграция позволяет синхронизировать данные и упрощает работу с документами, которые могут поступать из других источников или систем.

Например, возможность интеграции с УЭД обеспечивает автоматическую регистрацию входящих документов и их дальнейшую обработку в 1С, что значительно ускоряет процесс документооборота. Благодаря гибкости платформы 1С, компании могут настроить интеграцию в зависимости от своих потребностей и специфики работы, что делает использование УНФ еще более удобным и эффективным.

Работа с электронными документами в 1С: УНФ

Создание и отправка документов

Зайдите в раздел «Документы» в меню 1С: УНФ.

Выберите тип документа, который хотите создать (например, «Счет», «Договор», «Акт выполненных работ»).

Нажмите на кнопку «Создать» и заполните все необходимые поля (дата, контрагент, сумма и т.д.). Важно правильно указать все реквизиты, чтобы избежать ошибок при отправке.

После заполнения документа, в меню действия выберите «Подписать».

Если у вас настроен ЭЦП (электронная цифровая подпись), программа предложит выбрать сертификат.

Выберите нужный сертификат и подтвердите подпись. Убедитесь, что документ подписан корректно и все необходимые реквизиты заполнены.

После создания и подписания документа вернитесь в меню действий и выберите «Отправить».

Убедитесь, что в настройках почтового сервиса указаны все необходимые параметры (SMTP-сервер, логин и пароль).

Документ будет отправлен на указанный адрес электронной почты контрагента или в систему электронного документооборота, если такая интеграция настроена.

Получение и обработка входящих документов

Зайдите в раздел «Документы» и выберите «Входящие документы».

В системе автоматически появятся все документы, полученные на ваш почтовый адрес или через интеграцию с системой ЭДО.

Для просмотра входящего документа нажмите на него дважды, чтобы открыть детальный просмотр.

После открытия документа проверьте все его реквизиты и соответствие с вашими записями.

Если документ требует регистрации, нажмите кнопку «Зарегистрировать». Это добавит его в вашу систему и позволит отслеживать статус.

В разделе «Документы» выберите «Отчет по документам» для просмотра всех зарегистрированных входящих документов.

В этом отчете вы можете фильтровать документы по статусу (ожидание, выполнено, отклонено) и быстро находить нужные записи.

Архивирование и хранение документов

Для архивирования документов в 1С: УНФ вы можете использовать автоматизированные процессы, которые позволяют периодически перемещать старые документы в архив.

Зайдите в меню «Настройки» → «Архивирование документов» и настройте параметры автоматического архивирования, такие как период (например, раз в месяц) и условия для архивирования (например, документы старше 1 года).

Все архивированные документы будут храниться в специальном разделе «Архив документов». Вы сможете быстро получить к ним доступ через меню «Документы» → «Архив».

Для поиска документов в архиве используйте фильтры по датам, типам документов или контрагентам. Это упростит процесс поиска нужной информации.

Если необходимо восстановить архивированный документ, зайдите в раздел «Архив документов», выберите нужный документ и нажмите кнопку «Восстановить». Он будет возвращен в активный документооборот.

Эти шаги помогут вам эффективно работать с электронными документами в 1С: Управление Нашей Фирмой, обеспечивая простоту создания, отправки и обработки документов, а также надежное хранение и архивирование информации.

Заключение

Внедрение электронного документооборота в 1С: Управление Нашей Фирмой становится неотъемлемым условием успешного и эффективного ведения бизнеса в современном мире. Он не только упрощает и ускоряет процессы обработки документов, но и повышает их безопасность и надежность, что особенно важно в условиях растущих требований к защите данных. Компании, которые только начинают использовать 1С для документооборота, должны акцентировать внимание на правильной настройке системы, обучении сотрудников и интеграции с другими используемыми программами. Рекомендуется также начать с небольших шагов, постепенно наращивая объемы работы с электронными документами, что позволит лучше понять все преимущества системы и эффективно адаптироваться к новым условиям работы. В конечном итоге, переход на электронный документооборот — это инвестиция в будущее, которая позволит компаниям значительно повысить свою конкурентоспособность и оптимизировать бизнес-процессы.

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Нет времени читать? Пришлем вам на почту!

Я даю Согласие на обработку персональных данных
14
ноября
11:00-12:30
Возможности «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП для Казахстана» ред. 3.1: преимущества перехода на новую редакцию
Прекращение поддержки редакции 2.0 конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана» версий ПРОФ и КОРП: риски и варианты решения Особенности и пр...

Автоматизируем учет и бизнес-процессы

Получить коммерческое предложение