График отпусков – обязательный кадровый документ, который помогает заранее распределить время отдыха сотрудников и избежать пересечений. В программе 1С работа с ним зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть полноценный функционал для составления и ведения графика, а вот в 1С:Бухгалтерия 8.3 график отпусков не предусмотрен, в программе можно только оформлять и рассчитывать сами отпуска.
Где найти график отпусков в 1С ЗУП. Пошаговая инструкция
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 для составления графика используется документ «График отпусков». Найти его можно в разделе Кадры → Графики, переносы отпусков. С его помощью формируется график отпусков по форме Т-7, который утверждается в организации до начала нового календарного года.
Сотрудников включают в документ через кнопку Подбор. Для каждого работника программа отображает виды отпусков, на которые он имеет право. Если сотруднику предоставляется несколько ежегодных отпусков, то в табличной части будет создано несколько строк — по каждому отпуску.н
Для заполнения периода отдыха можно:
- указать даты начала и окончания отпуска, после чего система автоматически рассчитает количество дней;
- либо ввести дату начала и длительность в колонке Кол-во дн., тогда дата окончания будет рассчитана автоматически.
Если список отпусков подготовлен во внешнем файле (например, Excel), его можно загрузить в программу. Для этого используется кнопка Загрузить из файла. Перед загрузкой допускается настройка структуры бланка: наименования колонок, их порядок и обязательность.
Для каждого подразделения можно составить отдельный документ. В форме подбора сотрудников достаточно переключить режим отображения списка на По подразделениям, выделить нужное подразделение и отметить всех работников сочетанием клавиш Ctrl+A. После подтверждения в график попадут только сотрудники выбранного подразделения.
Если сотруднику положен дополнительный отпуск, программа автоматически делает запись в колонке Примечание (например, «Доп. отпуск за ненормированный рабочий день»).
При необходимости кадровик может добавить туда собственный комментарий. Все примечания переносятся в печатную форму Т-7.
Если в системе уже зарегистрированы документы «Отпуск», график можно заполнить автоматически по этим данным. Для этого используется кнопка Заполнить. Такой вариант удобен, если требуется составить график «задним числом» по фактическим отпускам.
В настройках кадрового учета можно включить параметр «Использовать общий период отпуска». В этом случае в документе появляется кнопка Периоды отпусков, где задается единый период отдыха без детализации по видам отпусков.
Программа распределяет дни следующим образом:
- остатки определяются на конец года, дробная часть отбрасывается;
- сначала списываются отпуска за более ранние годы;
- первыми расходуются основные отпуска, затем дополнительные;
- если отпуск больше остатка — предоставляется авансом основной отпуск.
По ссылке Контроль остатков отпусков доступна проверка правильности составления графика. Из формы можно открыть расшифровку и детально посмотреть данные по каждому сотруднику.
Сформировать печатный вариант графика можно по кнопке График отпусков (Т-7). При этом в колонке «Дата фактическая» данные не заполняются — форма составляется заранее, до наступления нового года.
Если графики велись отдельно по подразделениям, а требуется общая форма по организации, ее можно сформировать через отчет Кадры → Кадровые отчеты → График отпусков (Т-7).
Из документа «График отпусков» можно зарегистрировать перенос запланированного отпуска — ссылка Оформить перенос. Откроется документ «Перенос отпуска», где указываются новые периоды.
Для печати доступны два вида форм:
- Заявление — если перенос по инициативе сотрудника;
- Уведомление о переносе отпуска — если перенос по инициативе работодателя.
В форме Т-7 новые даты отражаются в колонке «Дата предполагаемого отпуска».
По ссылке Оформить отпуск можно сразу создать документ «Отпуск». В него автоматически подставляются даты из графика.
Если у сотрудника основной и дополнительный отпуска идут подряд, в одном документе будут заполнены обе вкладки: «Основной отпуск» и «Дополнительные отпуска». Если отпуск разбит на части, система предложит специальную форму для корректного оформления.
График отпусков в 1С Бухгалтерия
В конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 полноценного функционала для ведения графика отпусков не предусмотрено. В отличие от 1С:ЗУП, где график можно создать и вести в электронном виде, бухгалтерия предназначена в первую очередь для расчета зарплаты и налогов. Поэтому сам документ «График отпусков» здесь отсутствует.
Обычно организации ведут график в Excel по унифицированной форме Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Такой файл утверждается приказом руководителя и хранится вместе с кадровыми документами.
При этом сами отпуска сотрудников в 1С:Бухгалтерия 8.3 оформляются и рассчитываются с помощью документа «Отпуск», который находится в разделе Зарплата и кадры → Зарплата → Все начисления → Создать → Отпуск. Как начислить отпускные в 1С Бухгалтерия мы рассказали в этой статье.
Таким образом, в 1С:Бухгалтерия 8.3 график отпусков как документ отсутствует, его ведут отдельно (чаще всего в Excel). Но оформление отпусков, расчет отпускных, удержание и уплата НДФЛ полностью автоматизированы и выполняются стандартными документами программы.
Вывод
В 1С:ЗУП 8.3 предусмотрен полноценный функционал для ведения графика отпусков: можно формировать документ «График отпусков», контролировать остатки, печатать форму Т-7 и оформлять отпуска на основании утвержденного графика. В 1С:Бухгалтерия 8.3 график отпусков отсутствует, поэтому его ведут отдельно, чаще всего в Excel, а в программе оформляют только сами отпуска и расчет отпускных.
