С 2022 года участники грузоперевозок могут полностью переходить на применение электронных перевозочных документов и подключаться к системе обмена этими документами (ГИС ЭПД).
Подробнее: кому подойдет 1С-ЭПД и как подключить - здесь
Обмен электронными перевозочными документами
В 2022 году компании и ИП могут работать с перевозочными документами по новым правилам. Основная корректировка связана с предоставлением бизнесу возможности формировать перевозочные документы в электронном виде и не дублировать их на бумаге. Данный момент способствует ускорению процесса обмена документацией при грузоперевозках, обеспечивает оперативный доступ к документам в любое время и с любых устройств и исключает порчу или утрату товарных накладных.
Ранее организации-перевозчики и их партнеры могли создавать электронные перевозочные документы лишь в рамках эксперимента, который проводился с конца 2020 года совместно Минтрансом и ФГУП «ЗащитаИнфоТранс» в Москве, Татарстане, Рязанской, Калужской и Московской областях, а также Краснодарском крае. На данный момент эта возможность вводится в постоянном формате во всех субъектах РФ. Для этого в ближайшее время на базе Минтранса заработает государственная инфосистема электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Она будет давать возможность всем желающим осуществить переход на ЭДО в области грузоперевозок.
Правила работы ГИС ЭПД, нюансы подключения к ней и общие правила формирования электронных перевозочных документов установлены Законом от 02.07.2021 г. № 336-ФЗ. На основании этого НПА внесли корректировки в «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
ГИС ЭПД — это единая федеральная инфосистема, которая обеспечивает формирование, получение, обработку, обмен и хранение электронных перевозочных документов, а также оперативное предоставление этой документации госорганам. В список подобных документов, которые разрешается формировать через ГИС ЭПД, включены (п. 27 ч. 1 ст. 2 Закона от 08.11.2007 г. № 259-ФЗ) электронные:
- транспортные накладные;
- заказы-наряды;
- сопроводительные ведомости.
Любые компании или ИП в добровольном порядке могут подключиться к этой инфосистеме.
Подключение к ГИС ЭПД
Подключиться к ГИС ЭПД и стать участниками информационного взаимодействия через эту систему могут грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, фрахтователи, фрахтовщики. Кроме того, обязательно участниками системы являются операторы ЭДО. Для подключения к системе всем субъектам нужно оформить договор об ЭДО перевозочных документов. Оператор ЭДО должен быть включен в федеральный реестр, размещенный на сайте Минтранса.
Согласно данному соглашению, закрепляются права и обязанности сторон электронного взаимодействия и оговариваются правила формирования и передачи электронных транспортных документов, в т.ч. транспортных накладных.
Затем компании получают специальное программное обеспечение (если нет учетного ПО, которое было бы интегрировано с оператором ЭДО) и квалифицированные ЭП, которые позволяют в любое время создавать, обрабатывать, получать и обмениваться с партнерами электронными перевозочными документами без создания бумажных дубликатов.
Переходить в 2022 году на электронные перевозочные документы можно добровольно, а с 2023 года эту процедуру могут сделать обязательной. Одновременно за компаниями и ИП в 2022 году сохранена возможность формировать бумажные перевозочные документы.
Соответственно, когда кто-то из грузополучателей отказывается подключаться к ГИС ЭПД, перевозчик может выдавать ему перевозочные документы на бумажном носителе, в т.ч. и транспортные накладные.
Функционирование системы обмена ГИС ЭПД
Перевозчики, грузоотправители, грузополучатели не будут иметь прямой доступ к системе ГИС ЭПД. Электронные документы будут заноситься в нее через оператора ЭДО.
Правила и особенности ЭДО перевозочных документов чиновники установят позже. Раньше они определялись на основании разд. № 8 Постановления Правительства от 21.12.2020 г. № 2200, по эти нормы отменили с начала 2022 года.
Минтрансом разработан проект Постановления Правительства, по которому будет утверждаться порядок обмена электронными перевозочными документами.
По скорректированному порядку грузоотправитель формирует в своей программе, которая интегрирована с оператором ЭДО, электронную транспортную накладную, подписывает документ усиленной квалифицированной ЭП и направляет ее оператору. Он передает документ в ГИС ЭПД, и далее накладная поступает перевозчику и грузополучателю.
Перевозчик сверяет информацию по поступившему грузу с электронной накладной, подписывает своей ЭП (она должна быть также у водителя перевозчика) и доставляет груз по адресу грузополучателя. Он в свою очередь получает груз, подписывает электронную накладную, и далее документ передается грузоотправителю и перевозчику, а также поступает в ГИС ЭПД.
Новыми правилами устанавливается и порядок решения конфликтов при создании и обмене электронными перевозочными документами. К примеру, участниками могут оспариваться такие моменты:
- факт отправки или получения электронной накладной;
- дата и время отправки и поступления накладной;
- содержание и целостность отправленного и поступившего документа;
- факт идентификации владельца ЭП, который подписал накладную.
Конфликт разрешают стороны обмена в рабочем порядке или через комиссию по разрешению конфликтов Минтранса с учетом мнения привлекаемых специалистов из профильных учреждений. Участник информационного обмена, который инициировал решение конфликта, обязан не позже одного рабочего дня передать уведомление о споре другим заинтересованным сторонам. В нем нужно зафиксировать суть конфликта, реквизиты спорного электронного документа, ФИО и должности представителей инициатора, которые уполномочены осуществить урегулирование конфликта, их телефоны и электронные почты. Сторона, получившая уведомление, в течение 3-х рабочих дней после поступления документа проводит проверку и устраняет обстоятельства, послужившие причиной конфликта.
Когда стороны уже подписали электронную накладную своими ЭП, документ считается достоверным для участников сделки и для иных третьих лиц.
Поступающие в ГИС ЭПД электронные документы хранятся в системе не меньше 5-ти лет (п. 11 ч. 4 ст. 18.1 Закона от 08.11.2007 г. № 259-ФЗ). Документ могут получить из системы и распечатать его как участники сделки, так и уполномоченные госорганы.
