Строительство имеет характерные отличия от других отраслей производства – по техническим, экономически и организационным признакам. Одну из ключевых ролей играет отдел материально-технического обеспечения, бесперебойная работа которого оказывает влияние на процессы реализации строительных проектов по срокам и стоимости. Сэкономить на покупке стройматериалов можно — нужно только знать правильную тактику снижения накладных расходов.
Организация работы отдела снабжения строительной компании
В небольших компаниях опции обеспечения могут выполнять несколько сотрудников по совместительству с основными обязанностями. Но в крупных строительных компаниях, в особенности тех, которые получили подряд на возведение объектов специфических отраслей, работа с поставщиками строительных материалов должна вестись отдельным отделом.
Отдел снабжения строительства выполняет следующие функции:
- несет ответственность за обеспечение строительными материалами объектов строительства;
- осуществляет заказ материалов по заявке;
- отслеживает наличие необходимого оборудования и инструментов для работы и строителей.
Какими качествами должен обладать снабженец:
- внимательность к деталям;
- устойчивость к конфликтным ситуациям;
- организованность;
- многозадачность;
- ответственность;
- аналитический склад ума;
- коммуникабельность.
Специалист отдела снабжения должен иметь представление о логистической работе, транспортировке груза, их хранении и приеме. Зачастую снабженцам приходится работать и с бухгалтерской документацией.
Эффективность работы отдела должна регулярно контролироваться. Эта функция может быть возложена на генерального или коммерческого директора. Отслеживаются следующие действия:
- планирование заказов во избежание приобретения ненужных материалов;
- выбор поставщиков, список претендентов в обязательном порядке должен быть согласован с финансовой службой;
- замена поставщиков, если условия соглашений нарушаются;
- строительная компания закупка материалов на основании конкурсов – закрытых и открытых по приоритетным направлениям компании.
В сложных экономических условиях, в которых работает большая часть компаний на сегодняшний день, деятельность отдела снабжения должна оптимизироваться:
- представителям малого бизнеса не следует заниматься долгосрочным планированием. Оптимальное решение – рассчитывать реальные потребности на месяц. Запросы по материалам желательно удовлетворять лишь по живым заявкам;
- необходимо пересмотреть отношения с поставщиками, так как цены регулярно меняются. На рынке появляются новые компании, согласные на сотрудничество на более выгодных условиях;
- с недобросовестными партнерами, которые систематически нарушают условия договоров, нужно разрывать контракты;
- не нужно стесняться торговаться с поставщиками. Отдел снабжения может требовать скидок, пересмотра графика выплат за поставки;
- регулярно должна проводиться инвентаризация запасов для выявления невостребованных материалов. Излишки можно использовать под нужды компании.
Как выбрать поставщика строительных материалов
При любом строительстве одна из самых существенных статей расхода – это строительные материалы. Суммарная величина зависит не только от количества/качества материалов, но и от логистики/доставки. Сотрудничество с надежным поставщиком, который может организовать своевременную доставку, а также инструменты контроля расхода материалов, положительным образом повлияют на стоимость и сроки строительства
Как выбрать надежного поставщика:
- оценить репутацию компании и опыт работы;
- выяснить специализацию;
- обратить внимание на соблюдение условий сотрудничества с другими клиентами;
- мобильность поставщика.
Когда вы взаимодействуете только с одним поставщиком, хоть и с тем, который уже неоднократно себя показывал с положительной стороны, вы автоматически соглашаетесь с предложенными им ценами. Однако, сотрудничая с несколькими поставщиками, вы можете рассчитывать на скидку или более привлекательные условия.
Лучше всего запросить как минимум три предложения от разных поставщиков, чтобы получить справедливую и конкурентоспособную цену. Желательно получить расценки в письменной форме (в виде коммерческого предложения), что упрощает последующее сравнение не только цен, но и условий поставки (сроки, гарантии замены дефектных материалов и т.д.).
Автоматизация закупок строительных материалов
Эффективным способом сократить издержки в строительстве является автоматизация управления движением материалов и контроля их расхода. Программный продукт БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО/Снабжение и склад предназначен автоматизировать процессы снабжения в строительстве и включает следующие функциональные возможности:
- информация загружается из сметных программ;
- ведется учет заявок на материалы;
- формируются заказы поставщикам;
- контролируется расход материалов;
- реализована возможность списания материалов по себестоимости;
- доступна интеграция с терминалом сбора данных (ТСД) и мобильное приложение прораба;
- резервируются материалы на складе из свободного остатка;
- заказы на закупку формируются по нескольким заявкам;
- событийный интерфейс позволяет организовать взаимодействие между всеми участниками процесса.
Преимущество системы – ведение учета и закупок в разрезе строительных площадок/складов.
В программе можно составить несколько видов отчетов по ресурсной и лимитно-разделительной ведомости. Так, например, план-фактный анализ расхода МПЗ позволяет своевременно выявить отклонения от сметных норм.
Пример отчета «План-фактный анализ расхода МПЗ» в программе БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО
Работа с тендерными площадками
Продукт БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО/Тендерные закупки с модулем «Снабжение и Склад», служит дополнением к основным его возможностям, связанным с выбором поставщика материалов. Решение в особенности будет полезно специалистам отдела закупок.
Функциональные возможности:
- определение оптимальной стоимости поставки материалов;
- отправка предложений в автоматическом и ручном режимах;
- взаимодействие с торговыми площадками через внешний интерфейс;
- предусмотрено формирование печатной версии документов для рассылки запросов.
Как эффективно управлять материально-производственными запасами строительной компании с помощью модулей программы БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО? В видеообзоре эксперт компании расскажет о рекомендуемых модулях и функционале решений, которые помогут взять ситуацию с материалами под контроль.
