Клиент: ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Челябинской области»

Работа с документацией в нашем учреждении велась на бумаге. Это приводило к потерям времени и избыточным затратам труда. Отсутствовал контроль за согласованием и прохождением документов в организации, в результате чего нарушались сроки отработки задач. Нам требовалась электронная система, которая помогла бы разрешить все имевшиеся сложности и поднять эффективность документооборота.

Благодаря внедрению программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения 8» наш Центр получил комплексное решение для автоматизации учета и хранения документов. Появилась возможность хранения внутренних документов и файлов в структуре папок с учетом прав доступа. Благодаря автоматической генерации сквозных регистрационных номеров по сложным правилам были существенно ускорены учет и регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Работа сотрудников предприятия с документами стала заметно проще и удобнее.

Мы благодарим специалистов компании «Первый БИТ» за профессионализм и внимание к поставленным задачам. Все работы были выполнены качественно и в срок. Рассчитываем на продолжение сотрудничества с «Первым БИТом» в рамках будущих проектов по автоматизации нашего Центра!

Наталья Валеуллина,
главный врач ФГУЗ «Центр гигиены
и эпидемиологии в Челябинской области»

Информация о заказчике

Федеральное бюджетное учреждение здравоохранения «Центр гигиены и эпидемиологии в Челябинской области» осуществляет свою деятельность с 2005 года. В структуру Центра входят 12 филиалов, в которых работают около 1100 специалистов, в том числе около 650 врачей и медицинских работников. Центр проводит санитарно-эпидемиологические экспертизы, лабораторные исследования, испытания и измерения, а также контрольно-надзорные мероприятия. Учреждение аккредитовано в качестве органа инспекции. На базе Центра в городах и районах области функционируют радиологический центр, 13 испытательных лабораторных центров и 38 лабораторий, метрологическая служба.

Цели и задачи проекта

Первоочередной целью проекта было повышение эффективности документооборота в учреждении. Для этого было необходимо:

• Автоматизировать учет и хранение документов;
• Свести к минимуму ручные операции;
• Наладить работу с документами в электронном виде.

Описание проекта

Работа с документами ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Челябинской области» выполнялась вручную, на бумажных носителях. Из-за устаревших методов ведения документооборота учет документации был затруднен, возникал риск ошибок, связанных с человеческим фактором, потери бумажных документов. Много времени отнимала регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Отсутствовали возможности контроля за исполнением поручений и распоряжений, отслеживания этапов согласования документов.

Учреждение нуждалось в современной и надежной электронной системе документооборота. Для решения поставленных задач руководство организации пригласило экспертов компании «Первый БИТ». В качестве основы для автоматизации было выбрано программное решение «1С:Документооборот государственного учреждения 8». Выбор был обусловлен широкими функциональными возможностями продукта, которые полностью закрывали потребности учреждения, а также невысокими затратами на лицензирование, внедрение и поддержку.

Новое программное обеспечение позволило полностью автоматизировать работу с документацией организации. Информационная база продукта дает возможность хранить документы в структуре папок с возможностью настройки прав доступа для сотрудников.

Существенно ускорена регистрация входящей и исходящей почты благодаря автоматической генерации регистрационных номеров по заданным правилам.

Для специалистов учреждения было проведено обучение работе с новым программным обеспечением.

Результаты проекта

• Минимизирована ручная работа с документацией учреждения, исключен риск утраты документов и возникновения ошибок, связанных с человеческим фактором;
• Созданы удобные инструменты контроля за прохождением документов и их исполнением;
• Ускорена регистрация входящей и исходящей корреспонденции организации.

Исполнитель проекта: 
«Первый БИТ», Челябинск
ул. Каслинская 77
+7(351) 247-07-77

Заказчик проекта:
ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Челябинской области»

Отрасль:
Медицина.

Специфика:
Экспертиза санитарного состояния

Масштаб деятельности:
Учреждение работает в Челябинской области с 2005 года. В составе Центра функционируют 12 филиалов, радиологический центр, 13 испытательных лабораторных центров и 38 лабораторий, метрологическая служба. Более половины специалистов Центра являются квалифицированными врачами и медицинскими работниками.

Штат:
1100

Центральный офис:
Челябинск

Бизнес-задачи: 
Документооборот 

Программные продукты: 
«1С:Документооборот государственного учреждения 8»

Автоматизировано рабочих мест:
57

Автоматизированные структурные единицы:
Администрация, Секретариат, Архив, Отдел организации деятельности, Отдел информирования и консультирования граждан, оперативные подразделения.

Продолжительность проекта:
6 месяцев