Клиент: Smile Design (ООО «Смайл-Дизайн»)

Для дальнейшего успешного развития клиники нам была необходима система, которая удовлетворила бы всем потребностям учета. Идеальным решением для клиники Smile Design стал продукт, разработанный специалистами «Первого БИТа» – БИТ.Стоматология. Для удобства работы в программе был заключен договор абонентского сопровождения.

Руководство клиники Smile Design довольно результатами автоматизации и выражает благодарность специалистам компании «Первый БИТ»!

Артем Гущин,
основатель стоматологической клиники Smile Design

Информация о заказчике

Стоматологическая клиника Smile Design работает в Краснодаре с 2010 года. Прием пациентов ведут 4 врача-стоматолога со стажем более 9 лет, хирурги-имплантологи, ортопеды, терапевты, врач-ортодонт. Клиника работает с самым современным оборудованием ведущих европейских производителей, а также использует передовые методики – лазерную имплантацию и лечение заболеваний пародонта, компьютерное протезирование, навигационную хирургию и технологию компьютерного дизайна улыбки. В среднем в клинику обращаются 15 новых пациентов каждый месяц.

Цели и задачи проекта

Главной целью проекта была модернизация всех бизнес-процессов клиники, повышение эффективности ее работы и качества предоставляемого сервиса. Для этого требовалось:

Наладить качественный оперативный учет в стоматологическом центре;
Перевести зубные и медицинские карты пациентов в электронный вид;
Обеспечить возможность электронной записи пациентов на сайте клиники;
Ускорить заключение договоров с клиентами за счет автоматического заполнения данных в шаблоне договора;
Автоматизировать составление расписания работы специалистов;
Создать надежную систему складского учета;
Формировать аналитический учет по клиентской базе.

Описание проекта

Учет в стоматологической клинике Smile Design велся с помощью устаревшей программы, не соответствовавшей в полной мере потребностям компании. Запись клиентов на прием выполнялась по телефону, что приводило к потерям информации и ошибкам при составлении расписания работы врачей. Кроме того, была велика доля пропущенных звонков, из-за чего клиника теряла потенциальных клиентов.

Отсутствие автоматизированного учета склада и расходных материалов не позволяло оперативно получать информацию о складских остатках и становилось причиной пересортицы, недостач и ошибок учета.

Необходимо было также наладить автоматическое формирование расписания работы врачей и персонала клиники, в котором учитывались бы данные записи пациентов и равномерно распределялась нагрузка на специалистов.

Кроме того, для повышения качества сервиса и оптимизации маркетинговой стратегии предприятия требовалось обеспечить создание аналитической отчетности на основе учетной информации.

Для выполнения поставленных задач руководство клиники пригласило специалистов компании «Первый БИТ». Выбор компании-интегратора был обусловлен положительными отзывами о работе «Первого БИТа» от сотрудников других предприятий медицинской сферы.

В качестве наиболее эффективного решения, отвечающего основным требованиям организации, было выбрано специализированное программное решение для стоматологических клиник – БИТ.Стоматология. В ходе проекта программный продукт был установлен на 5 рабочих местах в регистратуре и администрации предприятия.

Работа с картами пациентов была полностью автоматизирована. Карты были переведены в электронный формат, что помогло ускорить их поиск, обеспечило сохранность и удобство работы с данными. Кроме того, использование автоматического заполнения шаблонов позволило сократить время заключения договоров с клиентами с 4 минут до 1 и менее.

Программный продукт был интегрирован с сайтом клиники. Клиенты получили возможность записаться на прием к врачу на странице сайта. Кроме того, была модернизирована работа регистратуры. Благодаря усовершенствованию системы телефонии снизилось количество неотвеченных звонков.

Расписание работы врачей формируется значительно быстрее, при этом учитывается нагрузка на специалистов и данные о записи пациентов на прием. Повысилась точность учета отработанного времени по каждому сотруднику клиники.

Автоматизация складского учета ускорила получение сведений по остаткам в 2,5 раза. Существенно снижен риск возникновения пересортицы, полностью исключены ошибки учета, связанные с человеческим фактором.

Получение подробной и точной аналитической отчетности по предприятию позволило руководству выстроить эффективную работу с текущими и потенциальными клиентами и на 47% увеличить количество индивидуальных предложений.

Результаты проекта

В результате выполненного проекта возросла эффективность учета и управления клиникой:

Обеспечены хранение и работа с картами клиентов в электронном виде, что существенно ускоряет прием и работу с информацией;
Благодаря электронной записи на сайте и эффективной работе телефонии в регистратуре на 90% снижена вероятность потерять потенциального клиента;
Время на заключение договоров с клиентами сокращено в 4 раза и занимает до 1 минуты;
В 2 раза ускорены обработка клиентской базы и получение отчетности по предприятию;
Снижен риск возникновения пересортицы на складе, исключены ошибки складского учета. Скорость работы с данными об остатках на складе увеличилась в 2,5 раза;
Благодаря автоматическому формированию расписания работы врачей равномерно распределяется нагрузка между специалистами исключены ошибки расписания;
Возросла эффективность маркетинговой стратегии, на 47% увеличилось количество актуальных предложений клиентам.

Исполнитель проекта:
Первый БИТ, Краснодар
ул. Кожевенная, 38
+7 (861) 203-12-13

Заказчик проекта:
Smile Design (ООО «Смайл-Дизайн»)

Отрасль:
Медицинские и ветеринарные клиники.

Специфика:
Стоматологическая клиника

Масштаб деятельности:
Стоматология Smile Design начала свою деятельность в 2010 году. В клинике ведут прием высококвалифицированные специалисты, в том числе хирурги-имплантологи, ортопеды, терапевты, врач-ортодонт. Использование современного европейского оборудования и передовых методик помогают компании оставаться одной из самых известных и популярных клиник Краснодара.

Штат:
10

Центральный офис:
Краснодар

Бизнес-задачи:
Автоматизация медицинской деятельности, Продажи, CRM и маркетинг, Складской учет и работа с поставщиками, Телефония

Программные продукты:
«БИТ.Стоматология»

Автоматизировано рабочих мест:
5

Автоматизированные структурные единицы:
Администрация (руководство), Регистратура

Продолжительность проекта:
2 месяца