Описание проекта
Прежде сотрудники компании работали в разрозненных системах, у которых был ограниченный функционал. Из-за этого сотрудники предприятия многие операции выполняли вручную в Excel. Это приводило к тому, что руководство компании не получало оперативно управленческую отчетность.
Руководителей предприятия такой расклад дел не устраивал. Поэтому они обратились в компанию «Первый Бит», чтобы повысить эффективность бизнес-процессов, связанных с документооборотом, управленческим учетом, казначейством, договорами и контролем затрат.
Автоматизированы рассылки электронных писем ответственным пользователям при изменении статусов различных документов, при согласовании договоров и платежей. Автоматизация этих процессов значительно уменьшила период согласования заявок на расходование денежных средств и проектов договоров.
Теперь сотрудники компании могут вести сквозной учет в разрезе аналитики проектов. Это позволяет формировать управленческие отчеты и анализировать деятельность предприятия.
Ранее у компании отсутствовали единые утвержденные шаблоны документов и оперативного доступа к ним. Проблема была решена настройкой заполнения встроенных шаблонов договоров в «1С:Документооборот» и обеспечением возможности печати документов, выгруженных в MS Word.
Были также автоматизированы процессы договорной работы с клиентами. Это позволило снизить риски юридических ошибок, повысить скорость обслуживания клиентов. В результате был повышен уровень лояльности клиентов.
До внедрения систем бизнес-процесс управления заказами был недостаточно эффективен. Дело в том, что любой менеджер, разместивший заказ, мог внести в него изменения в любой момент времени, даже когда информация о заказе уже была передана поставщику, а сам заказ уже сформирован и готов к отправке.
Эксперты Первого Бита автоматизировали механизм загрузки и хранения спецификаций, анализа товаров в заказе клиента на их наличие в заказах поставщикам. Благодаря этому сократились издержки на транспортировку и хранение излишков товаров.
У руководства предприятия появилась возможность получать данные по деятельности компании в любое время.
В ходе проекта типовое решение было адаптировано под бизнес-процессы организации-заказчика:
- реализован механизм автоматизированного создания прогнозов платежей на основании графика платежей в «1С:Управление торговлей»;
- разработан функционал открытия гиперссылок в электронных письмах на объекты конфигураций «БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО/Холдинг» и «1С:Документооборот», что позволило пользователям упростить переход к задачам и документам для ознакомления с содержанием;
- реализовано пакетное создание заявок на поставку по конкурсу;
- реализованы отчеты по анализу оплат от покупателей и поставщиков в разрезе проектов;
- для обеспечения подтверждения принимаемых пользователями в системах решений внедрено использование электронно-цифровой подписи.
«Система «БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО/Холдинг» в связке с «1С:Документооборот» полностью отвечает функциональным требованиям нашей компании. В данный момент завершен этап постановки регламентированного учета и управления движением денежных средств, а также блок управления договорами. Мы уже видим результаты от внедрения системы автоматизации и планируем продолжение проекта. В данный момент мы совместно с командой внедрения приступили к этапу автоматизации материального учета – внедрению модуля системы «БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО»: «Снабжение и склад». ООО «МАГМА» благодарит команду компании «Первый Бит». Мы надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество и успешное завершение проекта».
Ирина Воеводина,
финансовый директор ООО «МАГМА»
