Первый БИТ объединил учёт зарплаты в ГК «Мать и дитя», открыв руководству оперативный доступ к консолидированным сведениям

«Выполнены все поставленные перед началом проекта задачи. Теперь руководство получает готовую консолидированную отчетность по компаниям группы на следующий же день после закрытия. Существенно сократились затраты времени и ресурсы на обслуживание, внесение изменений в информационные базы. Повысилось качество информации».

Лариса Абрамова,
главный бухгалтер, руководитель проекта со стороны заказчика.

Информация о заказчике

Группа компаний объединяет 23 современных медицинских учреждения, в том числе 4 госпиталя и 19 амбулаторных клиник в Москве, Рязани, Ярославле, Санкт-Петербурге, Самаре и Самарской области, Перми, Уфе, Новосибирске и Иркутске. Медицинская сеть предоставляет широкий спектр услуг от решения проблем бесплодия до диагностики и лечения заболеваний всех членов семьи. С 2012 года акции группы торгуются на Лондонской фондовой бирже.

Цели и задачи проекта

• Организовать точный учет кадров и расчетов с персоналом в компаниях группы и дать возможность оперативно формировать консолидированную отчетность по группе.
• Упростить и ускорить техническую реализацию изменений в учётной политике.
• Предоставить IT-специалистам группы компаний возможность дальнейшего расширения системы и её самостоятельной поддержки.

Описание проекта

Проблемы с ведением учёта заработной платы по всем компаниям группы мешали использовать ключевые сведения для принятия решений на высшем управленческом уровне. Учет российских компаний группы общей численностью более 6 000 сотрудников велся в 30 отдельных информационных базах «1С:Зарплата и управление персоналом». В каждой базе использовались свои справочники и начисления, которые во многом дублировались. Это осложняло сбор данных и анализ по компании в целом. Общая отчётность для руководства составлялась фактически вручную, с критическим для планирования опозданием. Управление нормативно-справочной информацией было осложнено, поскольку при этом приходилось работать с каждой из трёх десятков несвязанных баз.

Поэтому было принято решение о создании Единой информационной системы. В качестве исполнителя был выбран интегратор Первый БИТ, ранее имевший опыт сотрудничества с группой «Мать и Дитя» по автоматизации управленческого учета, и обладающий опытом крупных проектов по кадровому учету.

В рамках проекта специалистами Первого БИТа было разработано несколько вариантов концептуальной архитектуры системы, и по результатам совместного анализа с заказчиком был выбран вариант с использованием механизмов распределенной информационной базы.

Кроме того, проект был спланирован так, чтобы не повлиять на текущую работу пользователей и расчет заработной платы. Для этого были разработаны детальные планы со всеми задачами и ответственными, а также расписание подключения, соблюдение которого отслеживалось с точностью до часов.

В итоге была создана система, в состав которой вошли:

• отдельная база для ведения справочно-нормативной информации, данные из которой раздаются с 15-минутной периодичностью;
• учетные базы, в которых работают пользователи;
• общая база, куда оперативно поступают данные из всех существующих баз. Используется исключительно в управленческих целях – для просмотра и анализа данных, формирования общей консолидированной отчетности. 

Результаты проекта

В группе компаний «Мать и дитя» создана единая информационная система, обеспечивающая весь кадровый учёт и расчёты с сотрудниками.

• Организовано оперативное формирование консолидированной управленческой отчётности по группе компаний, включающей данные обо всех расчётах с персоналом. В системе аккумулируются сведения изо всех подразделений группы, анализируются ей и на следующий день предоставляются руководству.
• Повышена точность учёта заработной платы и его прозрачность.
• В разы сокращены трудозатраты внутренних служб технической поддержки на внесение изменений в структуру информационных баз. Теперь для этого нужно единожды внести изменения в унифицированную в ходе проекта конфигурацию, а не в каждую из 30 баз данных, как ранее.
• Реализована возможность дальнейшего присоединения к объединённой системе других информационных баз – по мере расширения бизнеса и создания новых обособленных подразделений. Для этого были созданы универсальные инструменты для работы с нормативно-справочной информацией. В ходе проекта специалисты внутренних служб поддержки были обучены работе с этими инструментами, благодаря чему готовы к дальнейшему масштабированию системы, а также её поддержке собственными силами.

Исполнитель проекта:
Первый БИТ

Заказчик проекта:
Группа компаний «Мать и дитя»

Отрасль:
медицинские клиники

Специфика:
многопрофильность

Масштаб деятельности:
23 медицинских учреждения в 11 городах

Штат:
 6000

Центральный офис:
Москва

Бизнес-задачи:
персонал и кадровый учет

Программные продукты:
«1С:Зарплата и управление персоналом КОРП»

Автоматизировано рабочих мест: 
более 200

Автоматизированные структурные единицы:
отдел кадрового администрирования, расчётный отдел

Продолжительность проекта:
6 месяцев