Автоматизация магазина одежды и выездной торговли в 1С в Астане Казахстан

Описание

Администрация магазина школьной формы Askor ранее вела товарный и финансовый учёт вручную. Однако по мере расширения ассортимента и роста объёмов продаж такой формат работы стал трудоёмким, начал занимать значительное время и приводил к ошибкам и расхождениям в данных. Владелец компании подошёл к выбору системы автоматизации торговли максимально внимательно и последовательно. Рассматривались различные варианты программного обеспечения — от облачных сервисов до локальных POS-решений. По итогам анализа функциональности, отзывов пользователей и рекомендаций предпринимателей розничной сферы было принято решение внедрять систему 1С как наиболее надёжное, гибкое и проверенное временем решение.

Для реализации проекта по приобретению, внедрению и настройке автоматизированной системы учёта владелец обратился в компанию «Первый Бит» — одного из лидеров IT-рынка с подтверждённой экспертизой и многолетним опытом автоматизации торговых предприятий. В рамках проекта были рекомендованы к приобретению следующие программные продукты:
— 1С:Бухгалтерия для Казахстана;
— 1С:Розница для Казахстана;
— 1С:Рабочее место кассира;
— 1С:Вебкасса. Проект внедрения выполнялся поэтапно специалистами компании «Первый Бит». В первую очередь была внедрена система 1С:Бухгалтерия для Казахстана. Программа используется для учёта закупок и поступлений школьной формы, оформления товарных накладных, взаиморасчётов с поставщиками, контроля кассовых операций и подготовки налоговой отчётности. Следующим этапом была внедрена и настроена 1С:Розница для Казахстана, полностью закрывающая задачи торгового учёта в магазине. Система автоматизировала управление остатками по размерам и моделям, ценообразование, применение скидок, оформление продаж и возвратов. В рамках проекта специалисты «Первого Бита» настроили обмен и синхронизацию данных между системами 1С:Розница для Казахстана и 1С:Бухгалтерия для Казахстана. Благодаря этому бухгалтерия автоматически получает сведения о продажах, поступлениях, возвратах, оплатах и кассовых операциях. Это исключило дублирование ввода информации, снизило вероятность ошибок и значительно ускорило закрытие отчётных периодов. Все первичные документы теперь своевременно отражаются в бухгалтерском учёте без ручного переноса данных, что обеспечивает корректность налоговой отчётности и прозрачный контроль движения денежных средств. Организационная структура магазина предусматривает работу одного продавца-кассира, одного руководителя и одного бухгалтера. В сезон дополнительно привлекаются два менеджера, которые осуществляют выездную торговлю с палаток на ярмарках. Для их работы была установлена система «1С:Рабочее место кассира». Поскольку в местах выездной торговли не всегда доступен интернет, РМК позволяет работать в автономном режиме: продажи фиксируются локально, а после восстановления соединения данные автоматически синхронизируются с системами 1С:Розница для Казахстана и 1С:Бухгалтерия для Казахстана. Это обеспечило непрерывность учёта и исключило потерю информации при полевой торговле. После внедрения автоматизированной системы рабочие процессы магазина были выстроены следующим образом:

кассир в магазине работает в интерфейсе 1С:Рабочее место кассира: сканирует товары, оформляет оплаты и возвраты, закрывает смену и формирует Z-отчёт;
работник склада оформляет приход, проводит инвентаризацию в 1С:Розница для Казахстана;
бухгалтер получает все необходимые данные через настроенный обмен между системами, что устраняет ручной ввод и ускоряет подготовку отчётности;
выездные менеджеры по продажам в школьный сезон работают в системе 1С:Рабочее место кассира: в «поле» выполняют те же операции, что и в магазине (продажи, возвраты, приём оплаты), с возможностью автономной работы при отсутствии интернета;
руководитель анализирует продажи по моделям, размерам и сотрудникам, контролирует остатки и прибыльность категорий, оперативно управляет ассортиментом и закупками.

1С:Вебкасса обеспечивает мгновенную печать чеков, корректный учёт выбытия маркированной одежды и автоматическую передачу фискальных данных оператору фискальных данных в полном соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан.В результате внедрения комплекса решений 1С магазин Askor получил единую цифровую систему учёта розничной торговли школьной формой, полностью соответствующую требованиям законодательства Казахстана, поддерживающую маркировку одежды и фискализацию продаж, а также обеспечивающую синхронную работу магазина, выездной торговли и бухгалтерии в едином информационном пространстве.

Задачи

Организовать учёт продаж и товарных остатков в единой системе;

Исключить ошибки при оформлении чеков, возвратов и первичных документов;

Упростить работу кассира и ускорить обслуживание покупателей;

Настроить прозрачную систему управленческой и бухгалтерской отчётности;

Обеспечить автоматическую и корректную передачу данных из розничной системы в бухгалтерию;

Обеспечить возможность автономной работы выездных точек с последующей синхронизацией данных.

Результаты

Внедрена единая цифровая система учёта розничной торговли на базе решений 1С, охватывающая магазин, выездную торговлю и бухгалтерию;
Упорядочен складской и кассовый учёт, обеспечен контроль остатков и движения товаров;
Настроен автоматический обмен данными между 1С:Розница для Казахстана, 1С:Бухгалтерия для Казахстана и 1С:Рабочее место кассира, исключён дублирующий ручной ввод;
Владелец и руководитель получают оперативную отчётность по продажам, выручке, прибыльности и остаткам в несколько кликов;
Обеспечена работа выездной торговли в автономном режиме с последующей синхронизацией данных, что исключило потери информации;
1С:Вебкасса обеспечивает корректный учёт выбытия маркированной одежды и фискализации чеков.

Решения, которые мы внедрили клиенту