Группа компаний «Навигатор. Девелопмент» сократила на 5% трудозатраты по всей компании и повысила эффективность бюджетного управления

Описание проекта

С 2019 года в группе компаний «Навигатор. Девелопмент» реализуется проект по автоматизации бизнес-процессов на базе комплекса программ БИТ.Строительство + 1С:Бухгалтерия предприятия + БИТ.Финанс ПРОФ. Комплекс подходил под отраслевую специфику компании. В БИТ.Строительство клиент отражал лимиты материалов по объектам строительства, заявки на поставку, заказы поставщикам, приход и расход материала. БИТ.Финанс использовался для автоматизации процессов бюджетирования и казначейства. Бухгалтерию предприятия использовали для регламентированного учета. Собственными силами удалось настроить программы и бизнес-процессы в них, но на определенном этапе реализации проекта компания столкнулась с трудностями по распределению стоимости материалов, приобретенных на склад, на затраты строящихся объектов. Кроме того, столкнулись с существенными трудозатратами в реализации механизма контроля бюджетных лимитов и расчета прогнозной себестоимости объектов. В 2021 году было принято решение обратиться в «Первый Бит» для настройки решений под существующие нужды.

Группа компаний «Навигатор. Девелопмент» ведет пообъектный управленческий и регламентированный учет. На дату реализации проекта в компании насчитывалось более 100 объектов. Компания столкнулась с трудностями по контролю бюджета объектов – для осуществления контроля бюджета объекта в целом разрезе статей оборотов, видов работ, ЦФО, юридических лиц и корректного переноса неиспользованных лимитов потребовался механизм актуализации лимитов на конкретный период с учетом факта исполнения бюджета. Такую специфику решения в типовом функционале БИТ.Финанс реализовать было невозможно. Для этих целей был разработан документ «Возврат лимитов» с автоматическим заполнением по источникам данных, который учитывает факт исполнения бюджета и формирует остатки по лимитам. До создания указанного документа финансово-экономическая служба формировали анализ данных по бюджету объектов и фактическим затратам средствами MS Excel, проводили сверку и заполняли актуальные формы ввода бюджета вручную, на что требовалось существенные трудоресурсы. Созданный документ позволил минимизировать трудозатраты, а также решил проблему со сторнированием уже сформированных лимитов по бюджету объекта. 

Доработка документа «Возврат лимитов» в БИТ.Финанс помогла оперативно корректировать лимиты по проектам с учетом факта его исполнения и высвободить 30% рабочего времени и перераспределить его на решение других задач. Отчеты теперь доступны всем заинтересованным отделам в системе и их формирование занимает не больше минуты.

Учет затрат на материалы в группе компаний также ведется в разрезе объектов, статьей оборотов, видов работ. При этом в момент оплаты затраты определялись на единый склад, т.к. не было достоверно известно на какой именно объект пойдут материалы. Движение материалов было идентифицировано только в момент непосредственной поставки и физической передачи на объекте. Приходные и расходные документы формируются в модуле «Снабжение и склад» БИТ. Строительство. Для корректного распределения стоимости материалов, приобретенных на склад, по объектам строительства был настроен инструмент «Получение фактических данных», который собирает информацию по расходным ордерам (стоимость поставляемых материалов) и по расходным ордерам (передача материала на конкретный объект), платежам в разрезе номенклатуры. Обработка позволяет распределить затраты на материалы, приобретенных на общий склад, по объектам строительства, куда непосредственно материал был отгружен. В разработанном документе аналитику можно вести по объектам, периоду, виду работ. 

Компания теперь может получать чистый денежный поток по проектам и сэкономить порядка 5% рабочего времени сотрудников подразделений, участвующих в сборе аналитики по проектам.

Для мониторинга дебиторской и кредиторской задолженности в компании сотрудниками компании в формате MS Excel собирались данные из регламентированного учета, кроме того, вручную анализировались суммы договоров, данные по БДР и БДДС. Для автоматизации этого процесса был сформирован отчет, который позволял увидеть дебиторскую или кредиторскую задолженности в разрезе заявка на расходование денежных средств – документы прихода. Например, заявка на оплату материала была оплачена в определенный день, в заявке указан прогнозируемый срок погашения аванса, но документы прихода в бухгалтерию не поступили. В отчете цветовой индикацией данная заявка будет идентифицирована как незакрытая. Также цветовой индикацией подсвечиваются и неоплаченные документы поступления. Автоматизация контроля дебиторской и кредиторской задолженности позволила компании оперативно управлять взаиморасчетами с контрагентами, значительно сократились трудозатраты на контроль исполнения договоров.

Для формирования прогнозной себестоимости объектов сотрудникам финансово-экономической службы ГК «Навигатор. Девелопмент» приходилось вручную в MS Excel формировать отчет, состоящий из: бюджет объекта, сумма договора, факт оплат и факт поступлений. После чего вручную производился расчет прогнозной себестоимости. Для формирования и получения данных о прогнозной себестоимости объектов был сформирован отчет, который в автоматическом режиме собирает информацию по бюджетным показателям, суммам договоров, факту оплат и поступлений в разрезе объектов, статей оборотов, видов работ. После реализации механизма сбора данных и формирования отчета по прогнозной себестоимости объектов трудозатраты сотрудников финансово-экономической службы значительно сократились, а также позволило оперативно и достоверно предоставлять информацию для анализа вышестоящему руководству.