Описание проекта
За годы работы компания внедрила комплекс ИТ-решений для автоматизации различных контуров учета:
- 1С:Общепит в качестве учетной системы для сбора и анализа данных бухгалтерского и налогового учета. 1С:Общепит разработана на базе типовой конфигурации «Бухгалтерия предприятия» редакции 3.0 с сохранением всех возможностей и механизмов типового решения. На момент внедрения она отвечала всем требованиям ведения регламентированного учета с учетом отраслевой специфики предприятий общепита.
- 1C:Зарплата и управление персоналом для ведения кадрового учета и расчета зарплаты.
- Система iiko использовалась для автоматизации кафе и ресторанов, входящих в состав отеля.
- Для управления отелем применялось приложение Logus HMS.
- Согласование заявок на оплату было реализовано в Битрикс.
Причины поиска нового решения для автоматизации финансового контроля и планирования:
- Большое количество учетных операций – 150-300 в день.
- Отсутствие параллельного отражения фактических данных в управленческом учете.
- Процесс сбора, актуализации и анализа данных был очень трудоемким.
- Отсутствие автоматического контроля заявок на расход ДС по бюджету.
В качестве решения была выбрана система БИТ.ФИНАНС Управленческий учет. Ведение учета по общепиту и гостиничному бизнесу парк-отеля уже давно велось в профильных ПО, поэтому при переходе на новую систему решили отказаться от конфигурации 1С:Общепит в пользу стандартной программы 1С:Бухгалтерия. При этом, одной из задач проекта стала настройка загрузки учетных операций из сторонних систем (iiko, Logus) в единую базу «1С:Бухгалтерия + БИТ.ФИНАНС».
Особенность проекта заключается в том, что ведение регламентированного учета нескольких юридических лиц реализовано в функционале «1С:Бухгалтерия 3.0» без изменения логики учетных операций, а сложная система бюджетирования с многоуровневым бюджетом реализована в типовом функционале решения БИТ.ФИНАНС.
Взяв за основу стандартные решения на платформе «1С:Предприятие 8» с минимальными доработками получили уникальный программный продукт, соответствующий целям и требованиям заказчика – единая информационная система для ведения регламентированного и управленческого учета.
Минимальные доработки функционала обеспечили простоту поддержки и снизили совокупную стоимость владения программным продуктом (Total cost of ownership).
Бесшовная интеграция программ «БИТ.ФИНАНС» и «1С:Бухгалтерия» позволила использовать единые справочники, а также не дублировать данные регламентированного и управленческого учетов. Операции бухгалтерского учета, дополненные расширенными аналитиками, стали основой для формирования управленческой отчетности.
Текущая архитектура предусматривает несколько обменов данными. Объединенная конфигурация является базой для консолидации управленческой информации: часть данных загружается из сторонних систем управления отелем и предприятиями общепита. Также имеется обмен данными с программой 1C:ЗУП.
В рамках проекта было реализовано следующее:
Регламентированный учёт: бухгалтерский и налоговый учет, а также сдача отчетности нескольких юридических лиц ведётся в новой системе – объединенной конфигурации «1С:Бухгалтерия + БИТ.ФИНАНС». Произведена унификация номенклатурных позиций, а права пользователей на изменение справочников ограничены в соответствии с ролью. Ведение учета ТМЦ в единой базе и ввод корректных остатков по учетным регистрам позволили автоматизировать раздельный учет НДС. Внесены доработки по учету ТМЦ в эксплуатации и на складе. Настроено получение развернутых фактических данных по зарплате из 1C:Зарплата и управление персоналом. Настроена загрузка хозяйственных операций из сторонних систем (закупки и продажи в ресторанах, оплаты за номера в отеле, аренду оборудования и т.д.)
Казначейство: настроен процесс централизованной подачи заявок в «1С», здесь же проходит их согласование. Ранее согласование велось в Битриксе, теперь у ответственных лиц нет необходимости переключаться в разные базы. Для разных операций настроены различные схемы согласования. При этом, ведется контроль заявок на расходование ДС по утвержденному бюджету. В объединенной конфигурации реализовано ведение реестра платежей и его согласование.
Бюджетирование: формирование и согласование плановых данных всеми подразделениями ведётся в единой системе. Получение данных из операционных бюджетов в функциональные настроено зависимыми оборотами. Функционал БИТ.ФИНАНС позволил получать фактические данные по различным дополнительным аналитикам. План-фактный анализ по мастер-бюджетам также формируется по различным аналитикам. Факт по БДР и ДДС отражается в момент формирования документа. Для обеспечения конфиденциальности права пользователей ограничены в разрезе ЦФО и статей. Время на подготовку отчетности сократилось, если ранее отчетность готовили в Excel 3-5 дней, то сейчас отчетность формируется в режиме онлайн.
Удалось достичь целей, которые мы ставили: процессы планирования и контроля различных бюджетов стали прозрачны, доступны и понятны для любого менеджера. Управленческая отчетность формируется оперативно, что позволяет строить прогнозы на достоверных данных здесь и сейчас. Мы довольны результатами совместного проекта и планируем дальнейшее развитие системы.
Елена Павлючкова, финансовый директор
