Описание проекта
Сотрудники DDX Fitness, как и многие, формировали и согласовывали заявки на расходование денежных средств в основном по электронной почте. Это достаточно простой способ работы с заявками на расходование денежных средств, но его проблема в том, что он не системный. Электронная почта не позволяет выстаивать прозрачную и контролируемую работу с заявками. Всё, что доступно инициаторам отправленной заявки – ждать, когда придёт ответ, не зная даже, дошло ли письмо до адресата. Письма по электронной почте иногда попадают в спам и теряются среди других писем. Такое очень часто приводит к тому, что важная заявка не согласовывается в срок, и, например, оплата важному поставщику не проходит.
Помимо этого усложняется процесс контроля за заявками. Так как согласование происходит не в единой системе, то нет возможности увидеть общее количество заявок на согласовании, нельзя посмотреть общую сумму расходования денежных средств. И даже нельзя просто посмотреть статус заявки, не говоря о том, что нельзя проконтролировать суммы заявки по бюджету и получить план-фактный анализ выполнения оплат по заявкам.
DDX Fitness приняли решение, что они хотят увеличить скорость согласования заявок на расходование денежных средств и сделать процесс согласования прозрачным и максимально контролируемым. За решением DDX Fitness обратились в компанию Первый Бит.
Эксперты Первого Бита проанализировали работу компании и предложили внедрение программного продукта БИТ.ФИНАНС:Управленческий учёт. Это собственная разработка компании Первый Бит. Программный продукт создан под потребности увеличения контроля, удобства и скорости работы финансового департамента компаний. БИТ.ФИНАНС является единой системой для работы с данными, куда вводятся все показатели, обрабатываются и быстро выгружаются в управленческий отчёт. Также именно БИТ.ФИНАНС поможет DDX Fitness получать информацию и контролировать заявку уже в момент ее проведения инициатором, чтобы процесс согласования был максимально прозрачным.
В результате внедрения DDX Fitness получила информационную систему, в которой содержится вся общая управленческая информация по движению денежных средств по всем необходимым объектам учета.
DDX Fitness полностью избавились от необходимости согласования по электронной почте заявок на расход денежных средств и регулярных реестров платежей, что в свою очередь ускорило сам процесс согласования и проведение оплат. Оповещения о доступности документа к согласованию приходят на электронную почту ответственного, также подключено мобильное приложение. Контроль лимитов для нас стал комфортнее. Теперь имеющиеся управленческие данные удобно и быстро анализируются, это положительно сказалось на дальнейшем развитии компании.
Компания «Первый Бит» и проектная команда офиса «Павелецкая» проявила себя как компетентный разработчик программных решений и надежный партнер по автоматизации финансовых процессов. Мы довольны качеством разработанного функционала на базе «БИТ.ФИНАНС: Управленческий учет» и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
И.В. Ситринок, генеральный директор ООО «Илон»
