Казначейство в БИТ.ФИНАНС: управление денежными потоками компании от планирования до факта

Казначейство — это один из ключевых контуров управленческого учета. Если этот контур выстроен слабо, компания теряет контроль над деньгами: появляются кассовые разрывы, снижается предсказуемость и растут операционные риски.

В статье разберем, как устроено казначейство в БИТ.ФИНАНС: как формируются прогнозы и заявки на платежи, каким образом выстраивается платежный календарь и выполняется план-фактный анализ.

Возможности казначейства в БИТ.ФИНАНС

В БИТ.ФИНАНС казначейство реализовано как единая система управления денежными потоками. Он охватывает весь цикл: от планирования и прогнозирования до исполнения платежей и анализа фактических данных.

Подсистема «Казначейство» в системе «БИТ.ФИНАНС» позволяет эффективно решать следующие задачи, обеспечивая в течение отчетного периода:

• Составление бюджета движения денежных средств (БДДС) в разрезе статей оборотов, сценариев, центров финансовой ответственности и других аналитик.
• Формирование прогнозов платежей на предстоящий период.
• Формирование заявок на расходование денежных средств подразделениями.
• Согласование заявок ответственными лицами.
• Формирование реестров платежей, включающих перечень заявок, подлежащих оплате.
• Автоматическое формирование платежных документов на основании утвержденных заявок.
• Оперативное планирование поступлений денежных средств.
• Фиксацию фактических показателей по бюджету движения денежных средств.
• Получение информации о текущем состоянии заявок.
• Составление платежного календаря на основании контрактов, договоров и обязательств.
• Контроль остатков денежных средств на расчетных счетах и в кассах организации.
• Анализ движения денежных средств с использованием отчетов, включая план-фактный анализ ДДС.

По мере роста бизнеса система позволяет масштабировать финансовое управление от уровня одной компании до уровня группы без смены методологии и подходов к казначейству. В рамках одной системы выстраивается связанная работа менеджеров, финансистов, казначеев и бухгалтерии, что позволяет быстрее принимать решения и эффективно управлять платежами при большом их объеме. Ниже рассмотрим ключевые возможности подсистемы более подробно.

Оперативное планирование ДДС

Оперативное планирование движения денежных средств в БИТ.ФИНАНС выстраивает связку между бюджетом, прогнозами и реальными платежами. Система позволяет формировать краткосрочный прогноз ДДС с высокой детализацией по датам, счетам, организациям и валютам. Плановые данные используются для оценки платежеспособности и своевременного выявления кассовых разрывов.

В отличие от бюджета ДДС, который фиксирует план, оперативное планирование ориентировано на текущие и ожидаемые обязательства и поступления. Такой подход особенно важен для компаний с неравномерным денежным потоком и высокой интенсивностью платежей.

Прогноз платежей и планируемые поступления

Для учета будущих обязательств используется документ «Прогноз платежа». Он применяется для краткосрочного прогнозирования расходов наличных и безналичных денежных средств и позволяет зафиксировать ожидаемые выплаты еще до появления счетов, договоров или первичных документов. Это дает возможность заранее учитывать нагрузку на ликвидность и управлять платежными приоритетами.

Документ «Прогноз платежа»

Прогноз платежа ведется в разрезе ключевых управленческих аналитик: сценария бюджетирования, ЦФО, статьи оборотов, проекта, контрагента, договора, валюты и даты расхода. В системе предусмотрены механизмы контроля — можно ограничить превышение суммы заявок над прогнозом, а также контролировать допустимое отклонение дат платежей от запланированных. Таким образом, прогноз становится не просто ориентиром, а управляемым финансовым обязательством.

Для отражения входящих денежных потоков используется документ «Планируемое поступление денежных средств». Он позволяет планировать поступления на расчетные счета и в кассу с детализацией по датам, контрагентам, договорам и статьям ДДС.

Документ «Планируемое поступление денежных средств»

Планируемые поступления отражаются в платежном календаре и могут в дальнейшем быть связаны с фактическими операциями, что повышает точность план-фактного анализа.

Заявки на расходование ДС и централизованный контроль платежей

Документ «Заявка на расходование денежных средств» в БИТ.ФИНАНС является ключевым элементом казначейства и используется для планирования списания наличных и безналичных средств. Через заявки проходит весь поток исходящих платежей, что позволяет централизовать контроль и исключить несанкционированные оплаты.

В заявке фиксируются ключевые параметры платежа: сумма, дата, форма оплаты, статья ДДС, ЦФО и назначение платежа. После согласования на основании утвержденных заявок автоматически формируются платежные документы. В системе реализован контроль вложений (например, сканов счетов) и статусов заявок. При отмене или корректировке заявок система возвращает лимиты, сохраняя корректность плановых и бюджетных показателей.

Документ «Заявка на расходование денежных средств»

Заявки могут формироваться вручную, на основании прогнозов платежей или автоматически — по первичным документам (счетам, актам, ведомостям, авансовым отчетам и др.). Для массовой работы предусмотрены отдельные обработки и регламентные задания, которые снижают нагрузку на финансовую службу и обеспечивают полноту планирования.

В заявке можно указать дату и периодичность повторного платежа. При этом автоматически формируется задача для пользователя с напоминанием о предстоящем платеже. Если дата задачи приходится на выходной, она переносится на ближайший рабочий день в соответствии с производственным календарем программы. Из этой задачи можно напрямую создать новую заявку на расходование ДС по шаблону, где было настроено повторение платежа.

Отдельное внимание уделено работе с заявками по каждому сотруднику. Такой механизм удобен для учета подотчетных сумм, командировочных и регулярных персональных расходов.

Связь с бюджетом и рабочее место оперативного планирования ДДС

Для выстраивания прямой связи между бюджетом и оперативными документами в БИТ.ФИНАНС используется «Рабочее место оперативного планирования ДДС». Оно позволяет создавать прогнозы, заявки и планируемые поступления напрямую на основании данных бюджета движения денежных средств.

Обработка «Рабочее место оперативного планирования ДДС»

Финансовая служба может видеть отклонения между бюджетом и оперативными документами, распределять суммы по периодам (день, неделя и т.д.), управлять сценариями и контролировать заполнение обязательных аналитик. Такой подход обеспечивает сквозную управляемость: от утвержденного бюджета к конкретным платежам и поступлениям.

Учет договорных обязательств

Для более точного и системного прогнозирования денежных потоков в БИТ.ФИНАНС используется документ «Дополнительные условия по договору». Он позволяет заранее зафиксировать график будущих платежей и поступлений по договорам с контрагентами, не дожидаясь появления первичных документов.

Документ «Дополнительные условия по договору»

В документе настраиваются условия расчетов: суммы, даты, периодичность платежей, статьи ДДС, ЦФО и другие аналитики управленческого учета. На основании этих данных система автоматически формирует документы «Прогноз платежа» и «Планируемое поступление денежных средств» в соответствии с заданным графиком.

Такой подход позволяет финансовой службе учитывать договорные обязательства в прогнозе ликвидности на раннем этапе, видеть будущую нагрузку на денежные средства и поддерживать актуальность платежного календаря без ручного ввода однотипных прогнозных операций. Для финансового директора это означает более устойчивую связь между договорной базой, оперативным планированием ДДС и управленческой отчетностью.

Закрытие и корректировка планов

В случае изменения планов или отказа от оплаты предусмотрен механизм закрытия документов планирования. Закрытые заявки автоматически исключаются из планируемых расходов, а система фиксирует причины закрытия. Это позволяет поддерживать актуальность платежного календаря и управленческой отчетности без ручных корректировок.

Документ «Закрытие документов планирования»

В результате оперативное планирование ДДС в БИТ.ФИНАНС становится не набором разрозненных документов, а целостным инструментом управления ликвидностью, который объединяет бюджет, прогнозы и реальные платежи в единую управляемую модель.

Формирование и исполнение платежей

Реестры платежей и автоматизация оплат  

После утверждения заявок на расходование денежных средств в БИТ.ФИНАНС формируются реестр платежей — ключевой инструмент перехода от планирования к фактическому исполнению. Реестр объединяет отобранные платежные позиции по заданным критериям (период, организация, форма оплаты, статус и др.) и проходит отдельный процесс согласования.

На основании утвержденного реестра система автоматически создает платежные документы для банковских систем: платежные поручения, списания с расчетного счета, расходные кассовые ордера. Настройки позволяют определить, какие именно документы формируются, а также режим их записи и проведения. Это снижает операционную нагрузку на казначейство и исключает ошибки ручного ввода.

Документ «Реестр платежей»

В реестре отображаются «Табло платежей» и «Табло счетов», где казначей видит суммы к оплате, остатки денежных средств по счетам (по данным бухгалтерского учета или управленческой выписки), а при необходимости и планируемые поступления.

Система поддерживает:

• групповую оплату нескольких платежных позиций одним документом;
• частичную оплату заявок с автоматическим созданием остатка;
• повторное включение платежной позиции в новый реестр при необходимости;
• обязательную оплату заявок только через реестр (как элемент внутреннего контроля).

Все платежные документы формируются с сохранением аналитик бюджетирования и при проведении формируют факт по БДДС, что обеспечивает корректный план-фактный анализ.

Читайте также: Реестр платежей в 1С: как повысить прозрачность и управляемость денежных потоков

Оплата заявок и контроль исполнения

Оплата выполняется строго на основании утвержденных заявок и реестров. Каждая фактическая операция связана с исходной заявкой, что обеспечивает полную прослеживаемость движения денежных средств: от прогноза и лимитов до факта.

При необходимости аналитики бюджетирования могут быть дополнены или скорректированы непосредственно в платежных документах. Это позволяет учитывать фактические движения денежных средств в бюджетной модели даже в нестандартных ситуациях.

Рабочее место казначея

Рабочее место казначея в БИТ.ФИНАНС объединяет все инструменты управления платежами и ликвидностью. В одном интерфейсе отображаются:

• фактические и расчетные остатки по счетам и кассам;
• планируемые платежи и поступления;
• прогнозы платежей;
• неоплаченные заявки;
• неснижаемые остатки и доступные денежные средства;
• план-факт по расходам и поступлениям.

Обработка «Рабочее место казначея»

Казначей может интерактивно управлять платежами: переносить их по датам и счетам, корректировать суммы, разбивать платежи, формировать платежные документы или реестры напрямую из рабочего места. Это позволяет оперативно реагировать на изменения и управлять ликвидностью в режиме «здесь и сейчас», без подготовки отдельных отчетов.

Контроль лимитов и целевого использования денежных средств

Для предотвращения  в БИТ.ФИНАНС реализована возможность контроля заявок на расходование денежных средств по бюджету. Для предотвращения кассовых разрывов и дефицита денежных средств в системе реализован контроль заявок по бюджетным лимитам и неснижаемым остаткам.

При превышении лимитов или попытке снижения остатка ниже допустимого уровня система может запретить проведение заявки, направить ее на дополнительное согласование, разрешить проведение сверх бюджета или за счет другой статьи.

Такой механизм позволяет финансовому директору управлять ликвидностью не постфактум, а на этапе принятия решений об оплате.

Контроль заявки по бюджету

Лимиты задаются через документ «Установка контрольных значений (БИТ)», а минимально допустимые остатки — через документ «Установка неснижаемых остатков».

Управление валютными операциями

Казначейство в БИТ.ФИНАНС поддерживает работу с валютными расчетами, включая автоматическую актуализацию курсов валют в заявках, прогнозах и реестрах платежей. и учет дополнительных условий по договорам. Курсы могут обновляться централизованно по регламентному заданию или по инициативе пользователя.

Для сложных финансовых операций предусмотрен документ «Валютный своп», который позволяет корректно отражать обменные операции и учитывать их влияние на ликвидность.

Управленческая выписка

В задачах финансового управления данные бухгалтерского учета не всегда подходят для оперативного контроля денежных средств. Бухгалтерская выписка показывает движение денег с задержкой: данные часто появляются раз в несколько дней, после закрытия периода или по регламенту учета. Для финансового директора это означает потерю оперативности и риск принятия решений на устаревшей информации.

В БИТ.ФИНАНС эту проблему решает механизм управленческой выписки, реализованный через документ «Сведения об остатках денежных средств». Он позволяет формировать управленческие данные по остаткам и движению денежных средств на расчетных счетах и в кассе предприятия независимо от скорости отражения операций в бухгалтерском учете.

Документ «Сведения об остатках денежных средств»

Документ «Сведения об остатках денежных средств» используется для ручного ввода начальных и конечных остатков денежных средств, а также оборотов (приход и расход). Данные вводятся в разрезе конкретных банковских счетов и касс, с указанием валюты, начального остатка, оборотов за период и конечного остатка. Таким образом формируется управленческая картина движения денежных средств, актуальная на текущий момент времени.

Для удобства работы предусмотрены механизмы автоматического заполнения. По кнопке «Заполнить» остатки могут быть подтянуты либо из бухгалтерского учета — по соответствующим бухгалтерским счетам, либо из управленческого учета — на основании последнего введенного документа «Сведения об остатках денежных средств». Это позволяет финансовому директору или казначею быстро актуализировать данные без полного ручного ввода. При проведении документа информация записывается в регистр «Сведения об остатках денежных средств» и далее используется во всех ключевых инструментах казначейства.

Для анализа введенных данных в БИТ.ФИНАНС предусмотрен отчет «Сведения об остатках денежных средств». Он строится по регистру «Сведения об остатках денежных средств» и показывает на каждую дату начальный и конечный остатки, а также обороты по приходу и расходу денежных средств в разрезе банковских счетов и кассы за выбранный период.

Отчет «Сведения об остатках денежных средств»

Платежный календарь и отчетность по ДДС

Платежный календарь БИТ.ФИНАНС

Платежный календарь в БИТ.ФИНАНС — ключевой инструмент оперативного управления денежными средствами. В отличие от бюджета движения денежных средств, который задает рамки и ориентиры на период, платежный календарь используется для краткосрочного планирования и ежедневного контроля ликвидности. Он позволяет заранее выявлять кассовые разрывы, оценивать потребность в привлечении финансирования и принимать управленческие решения о переносе, ускорении или ограничении отдельных платежей.

Календарь представляет собой график поступлений и платежей компании и позволяет финансовому директору или казначею управлять денежными потоками в режиме «здесь и сейчас». Как правило, планирование ведется на ближайший горизонт (неделю, месяц и т.д.) с последующим утверждением приоритетов и корректировкой при необходимости.

Отчет «Платежный календарь» формируется на основании данных подсистемы казначейства: заявок на расходование денежных средств, прогнозов платежей и планируемых поступлений денежных средств. За счет этого в календаре отражаются не только фактические движения, но и принятые финансовые обязательства, которые еще предстоит исполнить.

Отчет «Платежный календарь»

Календарь показывает на каждый день:

• остатки денежных средств на расчетных счетах и в кассе;
• планируемые поступления денежных средств;
• предстоящие платежи с учетом их статусов и степени исполнения;
• итоговые остатки с учетом запланированных операций.

Для финансового директора принципиально важно, что в платежном календаре можно работать как с данными бухгалтерского учета, так и с данными управленческого учета — на основе управленческой выписки («Сведения об остатках денежных средств»). Это позволяет использовать актуальные управленческие остатки при принятии решений, не дожидаясь отражения операций в бухгалтерии.

Отдельно стоит отметить логику отображения плановых данных. Если заявка или планируемое поступление были полностью исполнены в текущем дне, они исключаются из календаря. Если исполнение частичное, в отчете отображается остаток обязательства. Аналогично работает механизм по прогнозам платежей: если на основании прогноза создана заявка, прогноз не дублируется, а в календаре показывается только неиспользованный остаток. Это исключает двойной учет и обеспечивает корректную картину будущих денежных потоков.

Гибкие настройки отчета позволяют формировать платежный календарь с нужной периодичностью (день, неделя, месяц), а также анализировать данные в разрезе контрагентов, ЦФО, статусов и других управленческих аналитик. Для более детального анализа доступен вариант «Детальный платежный календарь», в котором данные раскрываются по статьям оборотов.

План-фактный анализ и управленческая отчетность по ДДС

Помимо оперативного планирования, БИТ.ФИНАНС предоставляет развитую систему управленческой отчетности по движению денежных средств. Отчеты строятся на данных плановых и фактических регистров и предназначены не только для контроля, но и для анализа качества финансового управления.

Отчет «План-фактный анализ заявок на расходование денежных средств» позволяет сопоставить запланированные и фактически произведенные оплаты по заявкам, выявить отклонения и понять причины их возникновения. В отчете отдельно выделяются платежи, выполненные без заявок, что дает финансовому директору инструмент контроля обхода казначейского контура.

Отчет «План-фактный анализ заявок на расходование денежных средств»

Отчет «План-фактный анализ поступлений денежных средств» используется для анализа исполнения планируемых поступлений. Он показывает, какие поступления были фактически получены, в каком объеме и какие фактические поступления не были заранее запланированы.

Отчет «План-фактный анализ поступлений денежных средств»

Отчет «План-фактный анализ по прогнозам платежей» позволяет оценить, насколько предварительные финансовые ожидания совпали с реальным исполнением. Финансовый директор может увидеть, какие прогнозы были реализованы через заявки, в каком объеме и где возникли отклонения, а также выявить платежи, прошедшие вне прогнозного планирования.

Отчет «План-фактный анализ по прогнозам платежей»

Дополнительно используются отчеты по планируемым поступлениям денежных средств и ведомости по заявкам на расходование средств, которые дают детальную картину движения плановых обязательств.

Читайте также: План-фактный анализ в 1С

Искусственный интеллект БИТ.ФИНАНС для управления платежами

В БИТ.ФИНАНС искусственный интеллект используется как инструмент финансового контроля и поддержки решений в казначействе. AI встраивается непосредственно в процесс согласования и исполнения платежей, помогая снизить операционные риски, ускорить визирование и повысить качество управленческих решений.

AI-скоринг платежей

Для повышения надежности платежного процесса в БИТ.ФИНАНС реализован AI-скоринг отдельных транзакций. Система анализирует данные конкретного платежа: информацию из заявки (контрагент, договор, назначение платежа), а также сведения о партнере из интегрированных сервисов (1С:Контрагент, 1СПАРК Риски).

На основе заданных правил AI-модель присваивает платежу рейтинг риска с пояснением. В зависимости от уровня риска система автоматически выстраивает маршрут согласования:

• платежи с низким уровнем риска передаются на исполнение казначею;
• платежи с повышенным риском направляются финансовому директору для дополнительной проверки.

Такой подход позволяет контролировать не абстрактную «надежность контрагента», а именно конкретную операцию и своевременно выявлять нетипичные или потенциально опасные платежи.

Интеллектуальное согласование платежей

При поступлении заявки на расходование денежных средств AI-ассистент автоматически анализирует платеж как финансовый контролер. Он проверяет корректность заполнения аналитик, соответствие бюджетным лимитам, наличие и содержание подтверждающих документов, а также выявляет потенциальные несоответствия и риски.

Результатом анализа становится структурированная сводка для согласующего лица. Руководитель получает не «сырую» заявку, а готовый вывод по платежу, что позволяет принимать решения быстрее и более осознанно, особенно при большом объеме операций.

Читайте также: Согласование платежей и заявок в 1С

Поддержка управленческих решений

AI-ассистент может использоваться для анализа фактических данных по платежам и движениям денежных средств. Числовые показатели из отчетов по ДДС и бюджету преобразуются в текстовые аналитические выводы: система помогает выявлять отклонения, точки напряжения по ликвидности и потенциальные зоны оптимизации.

Это снижает нагрузку на финансовую службу и позволяет финансовому директору быстрее получать интерпретацию данных без ручной подготовки пояснительных записок.

Безопасность и гибкость использования AI

БИТ.ФИНАНС поддерживает работу с различными AI-моделями, включая российские решения, а также возможность развертывания моделей локально на серверах компании. Это позволяет использовать искусственный интеллект в платежных процессах без компромиссов по безопасности данных и с учетом требований законодательства.

Читайте также: Искусственный интеллект в 1С: практическое применение и перспективы

Мобильное приложение БИТ.ФИНАНС для корректировки финансовой ситуации из любой точки мира

Мобильное приложение БИТ.ФИНАНС позволяет согласовывать документы и оперативно корректировать финансовую ситуацию компании вне офиса. С его помощью можно согласовывать заявки на расходование денежных средств и реестры платежей прямо с телефона, просматривать документы в реестре, их суммы и валюту, а также открывать их для ознакомления и согласования.

Для оперативного информирования о новых задачах на согласование используются push-уведомления, а высокий уровень безопасности обеспечивается хранением базы данных на устройстве в зашифрованном виде.

Приложение поддерживает работу как внутри корпоративной сети, так и через интернет, что позволяет управлять финансовыми процессами компании из любой точки мира.

Остались вопросы или нужна помощь в выборе программы для организации казначейства? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов.

О казначействе в БИТ.ФИНАНС кратко

Именно с помощью казначейства компания формирует правила, по которым она отвечает на ключевые управленческие вопросы: какие обязательства уже приняты, какие платежи запланированы, какие из них приоритетны и как их исполнение отразится на ликвидности.

БИТ.ФИНАНС позволяет выстроить централизованное казначейство, соответствующее требованиям растущих компаний и лучшим практикам финансового управления. Его роль — связать бюджеты, договорные обязательства, операционные инициативы подразделений и фактическое движение денежных средств.

Система позволяет предотвращать кассовые разрывы за счет платежного календаря, прогноза платежей и контроля лимитов, обеспечивая финансовую устойчивость компании.

Инструменты план-фактного анализа и рабочее место казначея дают руководству реальную картину движения средств, помогая оперативно корректировать финансовую стратегию.

Встроенные возможности искусственного интеллекта для скоринга платежей и мобильное приложение для удаленного согласования делают управление безопасным и гибким.