Подход компании 1С:Бухучет и торговля (БИТ) к исполнению проектов автоматизации непосредственно связан с основными особенностями понятия «проект», коими являются:

• Уникальность конечного результата
• Ограниченность во времени
• Ограниченность в ресурсах

Т.е. проект это деятельность направленная на получение уникального результата (создание нового продукта) за ограниченное время с использованием ограниченных ресурсов (финансовых, человеческих и пр.).
Основным направлением проектной деятельности нашей компании является выполнение проектов по автоматизации бизнес-процессов компаний партнеров. Бизнес-процессы каждого из наших партнеров включают огромное количество деталей и особенностей, что делает каждый такой проект уникальным и является основным источником рисков неудачного завершения таких проектов.

Предлагаемая компанией БИТ технология исполнения проектов направлен на минимизацию негативного влияния случайных факторов возникающих в проекте на его результаты, а также сроки и стоимость.

Специалисты компании БИТ, используя многолетний опыт работы в различных проектах выработали состав и порядок мероприятий, способствующие успешному ходу проекта на всех стадиях жизненного цикла.

В течении жизненного цикла проекта можно выделить 3 основных этапа:

• Инициация
• Выполнение
• Завершение

Этап инициации начинается с первой встречи специалистов БИТ с представителями потенциального партнера в течении которой происходит определение возможных целей будущего проекта и знакомство с заинтересованными лицами. Также уже после первой встречи специалисты компании определяют круг вопросов, требующих уточнения на последующих стадиях проекта.

По результатам первой встречи выполняется подготовка коммерческого предложения включающего общее видение будущего проекта, а также:

• Предполагаемые цели проекта
• Оценку сроков выполнения проекта
• Предварительный бюджет проекта
• Команду проекта со стороны БИТ

После согласия представителей партнера с предложением специалисты компании проводят обследование объекта автоматизации для уточнения целей, определения состава основных задач проекта, а также уточнения сроков выполнения работ и бюджета проекта.

По результатам обследования выполняется подготовка пакета проектных документов, включающий договор и устав проекта.
Устав содержит общее описание работ и обеспечивает основу для общего понимания Проекта, включая определение того, что входит в рамки Проекта и что остается за рамками. Документ описывает основные особенности организации Проекта, порядок взаимодействия Сторон в ходе выполнения Проекта, порядок решения возникающих проблем и внесения изменений в Проект.
Ключевыми задачами Устава Проекта являются:

• определение целей и задач Проекта;
• регламентация процесса управления Проектом и взаимодействия сотрудников в ходе выполнения Проекта;
• оказание помощи руководству Проекта в управлении Проектом;
• обеспечение требуемого уровня качества, в соответствии с которым должен выполняться Проект.

На этапе согласования устава происходит утверждение команды проекта.

Управляющий комитет

Управляющий комитет создается для решения организационных и технических вопросов, управления ходом работ по Проекту в целом, принятия решений по составу и объемам работ на каждом этапе Проекта, оценки качества полученных результатов и утверждения отчетных материалов.
В состав управляющего комитета входят лица, непосредственно заинтересованные в результатах проекта.
Внесение изменений по ходу проекта, влияющих на сроки или стоимость проекта, может быть выполнено только по решению управляющего комитета.

Экспертная группа

Экспертная группа включает специалистов определяющих основные методические и технологические решения, создается для определения состава и планирования работ по Проекту. Непосредственное руководство Рабочей группой осуществляется руководителем Проекта со стороны Исполнителя.
В состав Экспертной группы входят следующие специалисты:

• Эксперты по бизнес-процессам — обеспечивают методическую поддержку проекта
• Системный-архитектор — определяет архитектуру будущей системы
• Прочие ведущие специалисты — могут появляться в связи со спецификой проекта

Рабочая группа

Рабочая группа создается для выполнения работ по Проекту. Непосредственное руководство Рабочей группой осуществляется руководителем Проекта со стороны Исполнителя. В состав Рабочей группы входят следующие специалисты:

• Системные администраторы
• Ключевые пользователи
• Консультанты—разработчики

Одним из важнейших разделов устава является план управления рисками в проекте, в котором определяются основные риски проекта, методы их снижения, а также регламент определяющий порядок идентификации рисков и работы с ними по ходу проекта.

Моментом начала активной фазы проекта (исполнения) считается момент подписания устава.

Большинство проектов начинаются с этапа детального исследования бизнес процессов и подготовки технического задания.
Подготовка технического задания выполняется специалистами БИТ исходя из принципа разумной достаточности, т.е. детализация технического задания позволяет однозначно понимать поставленные задачи и методы их решения специалистам всех заинтересованных сторон — участников, но при этом не требовать излишних затрат ресурсов, и строго придерживаться определенного в уставе плана работ. Такой подход основан на опыте специалистов компании, который показывает, что к моменту запуска системы в промышленную эксплуатацию происходит изменение от 30 до 80 процентов изначально поставленных задач. Также, на этапе подготовки технического задания, происходит определение первоочередных задач, решение которых закрывает максимум требований к будущей системе, что позволяет в кратчайшие сроки перейти к стадии опытной эксплуатации.

На основании технического задания специалисты БИТ выполняют разработку макета системы, пригодного для начала работы пользователей и позволяющего начать их обучение.
С момента запуска макета в силу вступает регламент доработки системы, предусмотренный уставом проекта и определяющий:

• Порядок сбора и анализа замечаний к системе
• Порядок и сроки внесения изменений в систему
• Порядок выпуска новых версий системы

Доработка системы представляет собой итерационный процесс с короткими циклами внесения доработок в систему (от 1 дня до 2-х недель). При этом каждая итерация включает:

• Сбор и анализ замечаний к системе (ошибки, пожелания, вопросы)
• Определение приоритетов
• Подготовку пользовательских инструкций
• Тестирование изменений
• Выпуск новой версии системы

Необходимыми условиями успешного течения проекта на этом этапе являются своевременная фиксация замечаний к системе и анализ критичности зафиксированных замечаний.
Для обеспечения учета замечаний и их анализа специалистами компании БИТ разработан и успешно применяется ряд специализированных инструментов.
Соблюдение сроков и стоимости исполняемых работ обеспечивается регулярным контролем наличия изменений, существенно влияющих на эти показатели. В большинстве случаев к таким изменениям относятся дополнительные требования, выходящие за рамки задач, поставленных на стадии инициации проекта, а также, определенных техническим заданием.
Случаи возникновения таких изменений рассматриваются управляющим комитетом, в результате рассмотрения принимается решение о внесении изменений в проект (изменения сроков и бюджета).

Готовность системы к промышленной эксплуатации определяется тестовыми испытаниями, которые регламентируются уставом проекта и техническим заданием, а также списком выявленных и решенных замечаний.

После успешного прохождения испытаний системы проект переходит в стадию завершения, в рамках которой выполняется закрытие всех существующих обязательств и переход к промышленной эксплуатации системы. Также на стадии завершения определяется необходимый объем дальнейшей технической поддержки системы.
В рамках договора о технической поддержке осуществляется как текущее сопровождение системы так и определение новых задач, соответствующих целям развивающегося бизнеса партнера.